Makna Jejak Audit
Jejak audit adalah rekod sistematik untuk mengesan sumber data kewangan dan memberikan kronologi, bukti dokumentari dari serangkaian aktiviti dan oleh itu digunakan untuk mengesahkan ketepatan data dan mengesan transaksi.
Ia menjawab tiga soalan asas-
- Apa acara itu?
- Siapa yang melancarkan / memulakan acara?
- Tarikh dan masa acara?
Contoh Jejak Audit
Berikut adalah beberapa contoh.
Contoh # 1
Apakah jejak audit untuk transaksi pembelian kadbod?
Penyelesaian -
Ini akan terdiri daripada resit yang mempunyai butiran tunai yang dibayar sebagai ganti kadbod, tarikh transaksi, dan tempat dari mana ia dibeli.
Contoh # 2
Sebuah syarikat ingin membeli komputer riba untuk pekerja. Apa yang akan dimasukkan dalam jejak audit?
Penyelesaian -
Pasukan kewangan akan membuat pesanan pembelian untuk mengesahkan pembelian. Kedai dari mana komputer riba dibeli akan memberikan bil yang mempunyai butiran mengenai tarikh penjualan, jumlah, dan keterangan tentang barang yang dibeli. Semua dokumen ini akan terdiri daripada jejak audit.
Kelebihan
Pengguna yang berbeza menggunakannya secara berbeza, bergantung pada keperluan. Berikut adalah kelebihan ketara jejak ini:
- Kebertanggungjawaban: Ini menetapkan kebertanggungjawaban dari segi tindakan pengguna. Ini menghalang pengenalan maklumat yang tidak betul atau akses maklumat yang tidak dibenarkan. Selanjutnya, setiap tindakan pengguna dicatat, yang membantu dalam menelusuri perubahan / modifikasi masing-masing dalam sistem.
- Pembentukan Semula Acara: Ia dapat menghidupkan semula keseluruhan maklumat dan mengesan butiran asas yang berkaitan dengan peristiwa siapa, kapan, dan apa. Ini membantu dalam pengesanan masalah sumber dan pembetulan yang sama untuk mengelakkan kejadian di masa depan.
- Pengesanan Pencerobohan: Ini membantu dalam mengenal pasti akses yang tidak dibenarkan. Banyak peraturan yang mewajibkan menjaga kerahsiaan data. Ia merangkumi perlindungan harta intelek, rekod kewangan, maklumat peribadi, dll.
- Identifikasi Masalah: Melalui pemantauan masa nyata, log audit mengenal pasti masalah yang menunjukkan masalah operasi, aktiviti yang tidak biasa atau mencurigakan, atau kesalahan sistem.
- Mencegah penipuan- Apabila rekod yang betul disimpan, mudah untuk mengesan ketidakkonsistenan. Oleh kerana pengguna mengetahui bahawa transaksi direkodkan dan dapat dikesan, kemungkinan mereka tidak akan melakukan aktiviti tersebut.
- Membantu dalam audit- Bagi kebanyakan perniagaan, audit adalah wajib. Apabila jejak dijaga untuk setiap transaksi dengan betul, menjadi mudah bagi juruaudit untuk menentukan kesahihannya. Ia menjadikan masa audit dan menjimatkan kos. Ia juga membantu juruaudit untuk bergantung pada kawalan dalaman syarikat dan membantu menentukan bidang audit.
- Pengenalpastian dan pembetulan kesilapan- Ia memberikan maklumat yang komprehensif dan tersedia yang dapat diperiksa dengan mudah untuk mengetahui kesilapan, jika ada. Oleh kerana ia mengesan semuanya, kesalahan itu dapat diperbaiki sekaligus dan menjimatkan masa banyak orang memperbaiki kesalahan tersebut berkali-kali.
- Mematuhi piawaian peraturan- Untuk mematuhi standard peraturan, sangat penting untuk mengekalkan jejak audit. Ini membantu dalam memahami hakikat urus niaga apabila diperlukan untuk tujuan undang-undang.
- Dokumen pinjaman- Pemberi pinjaman memerlukan beberapa bukti pendapatan dan aliran tunai sebelum memberikan pinjaman kepada syarikat. Jejak ini menyimpan catatan terperinci transaksi yang dapat membantu dalam menyediakan dokumen yang diperlukan.
Batasan
- Cabaran dalam mengekalkan jejak audit termasuk lokasi yang digunakan untuk akses dan penyimpanan
- Log data boleh menjadi berat, yang menyebabkan kenaikan kos penyimpanan.
- Kadang-kadang sukar untuk mencapai keseimbangan antara perlindungan data dan prestasi operasi.
- Kehilangan data melalui penggunaan yang tidak sesuai dapat menanggung banyak kerugian dengan kerosakan langsung pada keuntungan dan reputasi atau tindakan undang-undang.
Kesimpulannya
- Maklumat jejak audit harus disimpan di lokasi yang selamat
- Perlu ada cadangan jejak yang tepat pada masanya dan tetap
- Hanya maklumat berguna yang harus dikumpulkan untuk mengelakkan kos penyimpanan yang berat
- Log audit harus disemak secara berkala
- Pengguna sistem harus mengetahui jejak audit untuk memastikan ketersediaan jalan
