Apakah Laporan Perbelanjaan?
Laporan perbelanjaan ditakrifkan sebagai jenis laporan yang mendokumentasikan perbelanjaan yang dikeluarkan oleh perniagaan atau oleh pekerja perniagaan dan dapat dikekalkan pada setiap bulan, setiap suku tahun atau setiap tahun.
Penjelasan
- Setiap perniagaan bersaiz kecil hingga sederhana menyimpan laporan perbelanjaan.
- Tahap pengurusan pertengahan atau peringkat jabatan menyediakan laporan sedemikian.
- Ia boleh dipecah menjadi bahagian yang lebih kecil untuk menentukan kawasan atau bahagian perniagaan mana yang lebih mahal bagi organisasi.
- Syarikat menyimpan laporan tersebut untuk tujuan audit.
- Mereka menyerahkan laporan ini kepada pengurusan atasan perniagaan. Pengurusan atasan memutuskan perbelanjaan yang akan dibayar kepada pekerja dan yang tidak.
- Belanja yang diganti kemudian digunakan untuk mengiktiraf keuntungan yang dikenakan cukai dan perakaunan.
ciri-ciri
- Laporan perbelanjaan terdiri daripada polisi perbelanjaan majikan untuk pekerjanya. Ini juga mendokumentasikan polisi perjalanan dan hiburan yang mana perbelanjaan tidak akan diganti kepada pekerja oleh majikan.
- Ia dikendalikan dan disiapkan oleh perbelanjaan dan bahagian gaji organisasi. Apabila mereka menerima bayaran balik dan borang tuntutan pekerja, merekalah yang akan mengesahkan perincian perbelanjaan yang dibuat oleh pekerja seperti yang dikongsi di bawah resit dan bukti yang berkenaan dan menyiapkan laporan pekerja.
Bagaimana Membuat Laporan Perbelanjaan?
Berbagai organisasi yang beroperasi di industri yang berbeza mempunyai kaedah dan templat yang berbeza. Walau bagaimanapun, bahagian pelaporan gaji dan perbelanjaan organisasi mana pun harus mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat dan merumuskan -
- Jabatan gaji harus mempunyai kelulusan mengenai polisi perbelanjaan dari jabatan organisasi masing-masing.
- Berdasarkan dasar yang berlaku, eksekutif harus mengakses sistem kemasukan perbelanjaan dalam talian atau melakukan kemasukan data dalam excel gabungan.
- Eksekutif hendaklah memasukkan tarikh perbelanjaan.
- Eksekutif harus memasukkan jumlah perbelanjaan dan menyebut nama vendor yang berkenaan.
- Setelah memeriksa kembali informasi yang dimasukkan, seperti yang disebutkan dalam resit, eksekutif harus menyerahkan laporan tersebut ke persetujuan tingkat berikutnya.
Contoh Laporan Perbelanjaan
Mari kita ambil contoh ABC Inc. Pekerja itu pergi ke lokasi untuk membuat projek baru. Pada 23 Jan 2019, pekerja tersebut menunjukkan perbelanjaan makan sebanyak $ 200, kos hotel sebanyak $ 100, dan lain-lain. kos $ 250. Pada 24 Jan 2019, pekerja tersebut melaporkan perbelanjaan hiburan dan filem sebanyak $ 130, bersama dengan perbelanjaan makan $ 230 dan Hotel untuk perbelanjaan tetap $ 500.
Bantu eksekutif pembayaran gaji untuk menyiapkan laporan perbelanjaan pekerja yang dilaporkan.
Penyelesaian:
Siapkan Laporan Perbelanjaan seperti gambar di bawah: -
Berikut adalah hasilnya: -
Lajur Laporan Perbelanjaan
Lajur biasanya terdiri dari perincian berikut: -
- Tarikh perbelanjaan.
- Jenis atau jenis perbelanjaan;
- Nama penjual dari mana perkhidmatan diambil atau barang dibeli.
- Jumlah perbelanjaan.
- Nama ketua akaun di mana ia harus disebut dan dikenakan bayaran.
- Pemotongan dan penyesuaian pada penyerahan sebelumnya yang dibuat oleh pekerja;
- Setiap jenis akaun mesti diberi jumlah keseluruhan.
- Jumlah keseluruhan keseluruhan yang akan dibayar seperti yang diminta oleh pekerja.
Kepentingan dan Penggunaan
Laporan perbelanjaan dikendalikan untuk mendorong kebertanggungjawaban dari segi tabiat perbelanjaan organisasi. Ini adalah laporan yang dapat dirujuk jika terjadi pertikaian keuangan dan kegiatan audit. Dengan penyelenggaraan dan pertanggungjawaban yang tepat terhadap laporan-laporan ini secara berkala dan berkala memastikan bahawa pekerja anda menganggarkan penuh pertanggungjawaban untuk memastikan perniagaan dilindungi dan dapat dilaksanakan secara kewangan.
Laporan sedemikian menjadikan pekerja dan majikan bertanggungjawab terhadap perniagaan dari segi tabiat perbelanjaan mereka. Sebilangan perbelanjaan menikmati pemotongan pendapatan kena cukai menurut undang-undang cukai pendapatan, dan oleh itu untuk menikmati pemotongan tersebut, syarikat besar harus menyerahkan laporan gabungan ke jabatan pendapatan negara. Itu dapat diserahkan sebagai dokumen tambahan bersama dengan pelaporan jumlah biaya yang berlaku dalam formulir pajak sambil mengajukan pajak ke layanan pendapatan.
Kebaikan
- Laporan perbelanjaan memudahkan juruaudit untuk mengesahkan perincian perbelanjaan seperti yang dituntut oleh perniagaan.
- Ini membolehkan mereka mengesahkan perincian perbelanjaan dengan penerimaan yang ada dan dilampirkan oleh pekerja.
- Ia menguatkan kawalan dalaman.
- Ia menjelaskan item perbelanjaan mana yang dapat diganti dan yang tidak dapat diganti.
- Terdapat banyak perisian TI di pasar yang memungkinkan perniagaan menyiapkan, merumuskan, dan menyesuaikan laporan.
Kekurangan
- Mereka sesuai untuk syarikat besar dan bukan untuk usahawan solo dan perusahaan mikro.
- Laporan ini mungkin tidak sesuai dengan penerimaan seperti yang dilampirkan oleh pekerja kerana kesilapan dalam memasukkan data maklumat.
- Dengan kata yang lebih mudah, laporan selalu terdedah kepada penyalahgunaan dan penipuan perakaunan.
- Ini meningkatkan kos pentadbiran untuk menangani item dan mengemas kini item perbelanjaan secara berkala dalam sistem pelaporan.
- Sangat sukar untuk memantau setiap item perbelanjaan di bawah polisi perbelanjaan yang dikeluarkan sekiranya ukuran organisasi sangat besar.
Kesimpulannya
Laporan perbelanjaan dapat dianggap sebagai laporan yang menyoroti jenis perbelanjaan yang dapat diganti dan jenis perbelanjaan yang tidak dapat diganti. Penggantian perbelanjaan berlaku sesuai dengan undang-undang cukai negara yang berlaku dan polisi perbelanjaan yang berlaku dari majikan. Ini dapat bermanfaat bagi organisasi besar yang biasanya menanggung belanja besar setiap hari dan membantu dalam menyelaraskan proses keseluruhan.
