Apakah Pembukuan di Excel?
Pembukuan dalam excel bermaksud merekod urus niaga kewangan harian dari entiti seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan & perbelanjaan dalam templat excel. Untuk rakaman urus niaga ke excel, yang pertama perlu dilakukan adalah mengatur / menyesuaikan excel mengikut keperluan dan kemudian merakam transaksi hari ke hari dalam templat ini dan menyimpannya di komputer anda sendiri.
Pembukuan Penyertaan Tunggal di Excel
Dalam sistem kemasukan Tunggal, hanya satu sisi transaksi akan direkodkan, dan kesan transaksi ini hanya akan pergi ke satu tempat. Manakala dalam sistem perakaunan dua kali masuk, setiap transaksi akan dicatat dengan debit dan kredit, dan ini akan mempengaruhi dua akaun.
Transaksi sistem masuk tunggal akan direkodkan dengan mengingat objektif dan hasil transaksi. Dalam pembukuan satu kemasukan, fokus utama akan diberikan pada penerimaan tunai dan pembayaran tunai dan bukannya pencatatan setiap perbelanjaan dan pendapatan atau aset dan liabiliti.
Cara Membuat Pembukuan di Excel
Langkah # 1: Siapkan templat excel untuk membuat rakaman transaksi mengikut keperluan semasa menyiapkan entiti yang boleh mengambil bantuan profesional perakaunan.
Langkah # 2: Sediakan carta akaun untuk merekod dan mengkategorikan urus niaga mengikut jenis perniagaan. Secara amnya, carta akaun dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:
- Pendapatan: Untuk mencatat wang yang masuk ke dalam perniagaan.
- Perbelanjaan: Untuk mencatat wang yang keluar atau berniaga.
- Kos Barang Dijual: Wang yang dibelanjakan untuk membuat barang jadi.
Berikut adalah contoh carta Akaun:
Langkah # 3: Sediakan penyata pendapatan dengan bantuan carta akaun untuk mencapai keuntungan kasar dan keuntungan bersih selama tempoh tersebut. Untuk penyata pendapatan bulanan, 12 helaian penyata pendapatan akan disediakan, dan selepas itu, satu helaian penyata pendapatan tahunan akan disediakan dengan menggabungkan semua 12 lembaran penyata pendapatan. Aliran penyata pendapatan akan berjalan seperti di bawah:
Langkah # 4: Sediakan satu helaian excel di mana semua nombor invois. akan direkodkan sehingga dapat menjadi trek invois mana yang dibayar atau invois yang belum selesai untuk pembayaran.
Langkah # 5: Sediakan penyata aliran tunai untuk memastikan kedudukan tunai entiti.
Langkah # 6: Setelah menyiapkan semua helaian excel di atas untuk menyimpan fail ke lokasi yang selamat dengan memberikan nama yang sesuai ke folder. Kami juga dapat melindungi fail ini dengan kata laluan.
Contoh Pembukuan dalam Excel
Di bawah ini adalah buku tunai untuk Apr'18 hingga Jun'18 yang disimpan dalam spreadsheet excel, di mana aliran masuk dan aliran keluar tunai telah direkodkan dengan menggunakan pembukuan satu kemasukan.
Pada 01.04.2018 Baki tunai dan bank pembukaan adalah $ 1000 setelah menambah dan menolak pendapatan dan perbelanjaan sepanjang tempoh tersebut, kami akan mencapai baki penutup sebanyak $ 2564.
Kelebihan
Berikut adalah beberapa kelebihan:
- Pembukuan dalam templat excel tidak memerlukan kemahiran perakaunan khas; oleh itu, mudah untuk mengekalkan rekod transaksi.
- Lebih murah kerana spreadsheet excel terdapat di setiap komputer / komputer riba; oleh itu, tidak diperlukan untuk membeli perisian perakaunan.
- Excel mempunyai pelbagai fungsi yang membantu dalam merakam transaksi dengan mudah seperti penambahan, pendaraban, VLOOKUP, pivot table, makro.
- Excel membantu dalam penyediaan pelbagai persembahan grafik seperti Carta, bar, Pie, atau banyak lagi.
- Pelbagai pengguna di pejabat dapat mengaksesnya dengan berkongsi lembaran excel dalam mod yang hanya boleh dibaca di mana satu-satunya yang dapat mengubah data dalam lembaran excel, dan yang lain hanya dapat melihat data.
Kekurangan
Berikut adalah keburukannya:
- Di excel, pengguna pembukuan dapat menyiapkan data sesuai kebutuhan, dan dia mungkin berat sebelah ketika menyiapkan dan menyampaikan data kepada pihak manajemen.
- Perlu memasukkan formula yang betul kerana formula excel akan dimasukkan secara manual. Sekiranya terdapat kesilapan dalam formula, maka hasilnya akan berubah, dan ini akan mempengaruhi pembuatan keputusan.
- Pembukuan Excel kurang selamat daripada penyelenggaraan data dalam perisian perakaunan, dan penggodam dapat menggodamnya dengan mudah, dan dalam organisasi juga semua orang dapat mengakses data tersebut.
- Ia tidak berguna dan memakan masa di mana sejumlah besar data dimasukkan ke dalam excel.
- Dalam excel, tidak mustahil untuk mengimport data dari perisian bank atau perisian lain secara automatik seperti perisian perakaunan yang lain, yang memungkinkan kita mengimport data dari perisian lain secara automatik.
Kesimpulannya
Pembukuan dalam lembaran excel berguna untuk organisasi yang berada di fasa awal perniagaan dan tidak ingin meningkatkan perbelanjaan mereka dengan merekrut tenaga kerja mahir dan membeli perisian perakaunan. Sangat mudah untuk mengekalkan transaksi perakaunan menjadi cemerlang berbanding dengan rakaman transaksi dalam perisian perakaunan. Namun, pada masa yang sama, kurang selamat dan tidak berguna untuk sebilangan besar urus niaga, dan kemungkinan kesilapan sangat tinggi.
