Bagaimana Menggunakan Kueri Kuasa di Excel?
Excel Power Query digunakan untuk mencari sumber data, membuat hubungan dengan sumber data, dan kemudian membentuk data sesuai dengan keperluan analisis kami. Setelah kami selesai dengan membentuk data sesuai dengan keperluan kami, kami juga dapat berbagi penemuan kami dan membuat berbagai laporan menggunakan lebih banyak pertanyaan.
Langkah-langkah
Pada asasnya, terdapat 4 langkah, dan urutan 4 langkah ini dalam Power Query adalah seperti berikut:
- Sambungkan: Kami mula-mula menyambung ke data, yang boleh berada di suatu tempat, di awan, dalam perkhidmatan, atau tempatan.
- Transform: Langkah Kedua adalah mengubah bentuk data mengikut keperluan pengguna.
- Gabungkan: Pada langkah ini, kami melakukan beberapa langkah transformasi dan pengagregatan dan menggabungkan data dari kedua sumber untuk menghasilkan laporan gabungan.
- Urus: Ini menggabungkan dan menambahkan lajur dalam pertanyaan dengan lajur yang sepadan dalam pertanyaan lain dalam buku kerja.
Terdapat banyak ciri Kuasa Kuasa Excel yang sangat hebat.
Andaikan kita mempunyai data pembelian selama 15 tahun terakhir dalam 180 fail. Kini pengurusan organisasi memerlukan penggabungan nombor sebelum menganalisisnya. Pengurusan boleh menggunakan salah satu kaedah berikut:
- Mereka akan membuka semua fail dan menyalin-paste ke satu fail.
- Sebaliknya, mereka dapat menggunakan penyelesaian yang bijaksana, yaitu menerapkan formula, kerana mudah terkena kesalahan.
Apa sahaja kaedah yang mereka pilih, ia mengandungi banyak pekerjaan manual, dan setelah beberapa bulan, akan ada data penjualan baru untuk jangka masa tambahan. Mereka harus melakukan senaman yang sama sekali lagi.
Walau bagaimanapun, Power Query dapat membantu mereka untuk tidak melakukan kerja yang membosankan dan berulang ini. Mari kita fahami pertanyaan kuasa excel ini dengan contoh.
Contohnya
Misalkan kita mempunyai fail teks dalam folder dengan data penjualan, dan kita ingin mendapatkan data tersebut dalam file excel kami.
Seperti yang dapat kita lihat pada gambar di bawah ini, kita mempunyai dua jenis fail dalam folder, tetapi kita ingin mendapatkan data hanya fail teks dalam file excel.
Untuk melakukan perkara yang sama, langkah-langkahnya adalah:
Langkah 1: Pertama, kita perlu mendapatkan data dalam Power Query sehingga kita dapat membuat perubahan yang diperlukan dalam data untuk mengimportnya ke file excel.
Untuk melakukan hal yang sama, kami akan memilih opsi "Dari Folder" dari menu "Dari File" setelah mengklik perintah "Dapatkan Data" dari kumpulan "Dapatkan & Transform" di tab "Data" .
Langkah 2: Pilih lokasi folder dengan menyemak imbas.
Klik 'OK'
Langkah 3: Kotak dialog akan terbuka yang mengandungi senarai semua fail dalam folder yang dipilih dengan tajuk lajur sebagai 'Kandungan,' 'Nama,' 'Sambungan,' 'Tarikh diakses,' 'Tarikh diubah,' 'Tarikh dibuat,' ' 'Atribut' dan 'Laluan Folder.'
Terdapat 3 pilihan, iaitu Combine , Load, dan Transform Data .
- Gabungkan : Pilihan ini digunakan untuk pergi ke layar di mana kita dapat memilih data mana yang akan digabungkan. Langkah edit dilewati untuk pilihan ini dan tidak memberi kita kawalan ke atas fail mana yang akan digabungkan. Fungsi gabungan mengambil setiap fail dalam folder untuk digabungkan, yang boleh menyebabkan kesalahan.
- Muat: Pilihan ini hanya memuatkan jadual seperti yang ditunjukkan di atas dalam gambar ke dalam lembaran kerja Excel dan bukannya data sebenar dalam fail.
- Transform Data: Tidak seperti perintah 'Combine' , jika kita menggunakan perintah ini, maka kita dapat memilih file mana yang akan digabungkan, iaitu, kita hanya dapat menggabungkan satu jenis file (ekstensi yang sama).
Seperti dalam kes kami, kami hanya ingin menggabungkan fail teks (.txt); kita akan memilih arahan "Transform Data" .
Kita dapat melihat "Langkah Terapan" di sebelah kanan tetingkap. Buat masa ini, hanya ada satu langkah yang dilakukan iaitu mengambil butiran fail dari folder.
Langkah 4: Terdapat lajur bernama 'Extension' di mana kita dapat melihat bahawa nilai-nilai di lajur ditulis dalam kedua-dua kes, iaitu huruf besar dan huruf kecil.
Walau bagaimanapun, kita perlu menukar semua nilai menjadi huruf kecil kerana penapis membezakan antara keduanya. Untuk melakukan hal yang sama, kita perlu memilih lajur dan kemudian memilih "Huruf Kecil" dari menu perintah "Format" .
Langkah 5: Kami akan menyaring data menggunakan lajur 'Sambungan' untuk fail teks.
Langkah 6: Kita perlu menggabungkan data untuk kedua-dua fail teks sekarang menggunakan lajur pertama 'Kandungan.' Kami akan mengklik ikon yang diletakkan di sebelah kanan nama lajur.
Langkah 7: Kotak dialog yang diberi tajuk 'Combine Files' akan terbuka di mana kita perlu memilih pembatas sebagai 'Tab' untuk fail teks (fail dengan '.txt' extension ') dan dapat memilih pangkalan untuk pengesanan jenis data. Dan klik 'OK.'
Setelah mengklik 'OK', kita akan mendapatkan data gabungan fail teks di tetingkap 'Power Query' .
Kita boleh mengubah jenis data lajur seperti yang diperlukan. Untuk lajur 'Pendapatan' , kami akan mengubah jenis data menjadi 'Mata Wang.'
Kita dapat melihat langkah-langkah yang diterapkan pada data menggunakan pertanyaan kuasa di sebelah kanan tetingkap.
Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan dalam data, kami dapat memuat data ke lembar kerja excel menggunakan perintah 'Tutup & Muat Ke' di bawah kumpulan 'Tutup' di tab 'Rumah' .
Kita perlu memilih sama ada kita mahu memuatkan data sebagai Jadual atau Sambungan. Kemudian klik pada 'OK.'
Sekarang kita dapat melihat data sebagai jadual dalam lembaran kerja.
Dan panel 'Pertanyaan Buku Kerja' di sebelah kanan, yang dapat kita gunakan untuk mengedit, menggandakan, menggabungkan, menambahkan pertanyaan, dan untuk banyak tujuan lain.
Excel Power Query sangat berguna kerana kita dapat melihat bahawa 601,612 baris telah dimuat dalam beberapa minit.
Perkara yang Perlu Diingat
- Kuasa Kuasa tidak mengubah data sumber asal. Daripada mengubah data sumber asli, ia mencatat setiap langkah yang diambil oleh pengguna ketika menyambungkan atau mengubah data, dan setelah pengguna selesai membentuk data, ia mengambil set data yang disempurnakan dan membawanya ke dalam buku kerja.
- Kuasa Kuasa peka huruf besar kecil.
- Semasa menyatukan fail dalam folder yang ditentukan, kita harus memastikan bahawa menggunakan lajur 'Extension', dan kita mesti mengecualikan fail sementara (mempunyai ekstensi '.tmp' dan nama fail ini bermula dengan tanda '~') sebagai Kuasa Kuasa boleh mengimport fail ini juga.
