Apa itu Overhead Pentadbiran?
Overhed pentadbiran adalah perbelanjaan perniagaan yang tidak berkaitan langsung dengan pengeluaran & pengedaran barang & perkhidmatan tetapi merupakan perbelanjaan yang tidak langsung seperti perbelanjaan yang dibuat dalam perumusan polisi, kos pekerja, yuran perundangan dan audit, telefon dan perbelanjaan elektrik, dll.
Penjelasan
Overhed pentadbiran kebanyakannya berkaitan dengan perbelanjaan pejabat perniagaan. Perbelanjaan ini bukan perbelanjaan pengeluaran kerana tidak berkaitan langsung dengan pengeluaran barang & perkhidmatan. Perbelanjaan pentadbiran adalah perbelanjaan menjalankan operasi perniagaan, perumusan polisi, dan perbelanjaan lain yang tidak berkaitan dengan pengeluaran dan penyelidikan & pengembangan perniagaan.
Contohnya
Mari kita ambil contoh syarikat bernama Pakaian yang berurusan dengan pembuatan pakaian. Perbelanjaan yang ditanggung syarikat selama tahun kewangan 2019-20 adalah seperti berikut:
Penyelesaian:
Pengiraan Overhed Pentadbiran:
Oleh itu, jumlah keseluruhan perbelanjaan pentadbiran adalah $ 870,000. Bahan langsung yang dibeli dan gaji yang dibayar kepada kakitangan kilang secara langsung berkaitan dengan pengeluaran, jadi ia tidak termasuk dalam kos pentadbiran kerana pengeluarannya adalah overhead. Lebih dari itu, kos penjualan & pemasaran adalah bahagian dari biaya penjualan & pengedaran, dan perbelanjaan penyelidikan & pengembangan adalah bagian dari biaya penyelidikan & pengembangan, sehingga tidak termasuk dalam biaya.
Apa yang Termasuk Overhead Pentadbiran?
Beban pentadbiran merangkumi semua perbelanjaan yang tidak berkaitan dengan fungsi perniagaan tertentu. Perbelanjaan ini diperlukan untuk menjalankan operasi perniagaan. Perbelanjaan pentadbiran merangkumi upah & gaji kepada kakitangan pejabat, perbelanjaan audit dan undang-undang, yuran perundingan, sewa, premium insurans yang dibayar, perbelanjaan utiliti, kadar & cukai, langganan, caj pengangkutan dan pengangkutan, caj bank, perbelanjaan pembaikan & penyelenggaraan, percetakan & perbelanjaan alat tulis, dll.
Langkah-Langkah Mengawal Overhead Pentadbiran
Pelbagai langkah untuk mengawal adalah seperti berikut:
- Menyiapkan Belanjawan: Anggaran berasingan untuk peruntukan perbelanjaan pentadbiran mesti disediakan sama seperti belanjawan pengeluaran & penjualan. Dengan menyediakan belanjawan, had maksimum untuk perbelanjaan yang berkaitan dengan overhead pentadbiran diputuskan untuk mengawal jumlah perbelanjaan untuk kerja pentadbiran.
- Memotong Kos Perjalanan: Perniagaan harus berusaha mengurangkan kos perjalanan dan pengangkutan dengan melakukan sebilangan besar pekerjaan melalui panggilan video, panggilan telefon, dan e-mel. Lawatan mesti dicuba dilakukan dengan alat pengangkutan yang murah.
- Penggunaan Pakej: Sekiranya kerja perjalanan dilakukan secara berkala, maka ganjaran yang diberikan oleh syarikat penerbangan untuk pembelian pukal harus digunakan, dan bahkan semua faedah perjalanan lain yang diberikan oleh agensi harus memilih untuk mengurangkan kos perjalanan.
- Hadkan Perbelanjaan Hiburan: Mesyuarat tatap muka, diikuti dengan makan malam yang mahal, dapat beralih ke perjumpaan maya, yang dapat membantu dalam mengurangkan kos perbelanjaan pentadbiran. Bahkan masa tinggal pekerja dan acara pejabat yang tidak perlu haruslah dibatasi sehingga kos keseluruhan organisasi dapat dikurangkan.
- Menjaga Pemeriksaan Kakitangan: Pemilik perniagaan harus memerhatikan perbelanjaan kakitangan dan bahkan melihat bahawa pekerja organisasi tidak menyalahgunakan had tunai yang diberikan kepada mereka untuk melakukan perbelanjaan perniagaan sehari-hari.
- Menghilangkan Kos Kertas: Pada era teknologi ini, fail dan dokumen harus disimpan secara elektronik pada sistem komputer. Menyiapkan dan menyimpan dokumen pada sistem komputer mengurangkan kos kertas, dan bahkan masa dapat dijimatkan jika dokumen diselenggara secara elektronik.
- Desentralisasi Fungsi Perniagaan: Organisasi yang bekerja pada skala besar mempunyai pengurusan terpusat yang mempunyai perbelanjaan pentadbiran yang tinggi. Oleh itu, memberikan beberapa kerja kepada anak syarikat dapat membantu menurunkan kos pentadbiran.
Rawatan Perakaunan
Kos pentadbiran syarikat dapat diambil kira dengan kaedah berikut:
- Kaedah pertama ialah menempah kos sebagai perbelanjaan dalam penyata pendapatan syarikat dengan menganggap bahawa semua perbelanjaan tidak berkaitan langsung dengan pengeluaran, pembuatan & penjualan barang & perkhidmatan.
- Kaedah kedua perlakuan perakaunan adalah berdasarkan andaian bahawa perniagaan mempunyai dua aktiviti utama iaitu, aktiviti pengeluaran dan aktiviti penjualan & pengedaran. Oleh itu, dengan mengikuti anggapan ini, perbelanjaan pentadbiran dibahagi antara dua aktiviti utama ini.
- Sekarang dalam kaedah ketiga perakaunan overhed pentadbiran ini, perbelanjaan ini dimasukkan secara berasingan dalam kos kerja untuk mengukur kos pengeluaran kerana pemilik berpendapat bahawa kos pentadbiran sama pentingnya dengan kos pengeluaran dan kos penjualan & pengedaran.
Kekurangan
- Beban pentadbiran merangkumi kos pentadbiran, seperti gaji kakitangan, sewa, dan lain-lain. Kos ini adalah kos tetap yang perlu dibayar sama ada terdapat keuntungan dalam perniagaan atau tidak. Sebagai contoh, jika perniagaan ditutup untuk jangka waktu sebulan kerana beberapa keadaan yang tidak dapat dielakkan, maka sewa kilang juga harus dibayar.
- Juga, kos pentadbiran yang ditetapkan ini mempunyai kemampuan terhad untuk dikurangkan. Syarikat yang mempunyai pengurusan berpusat umumnya mempunyai overhed pentadbiran yang tinggi.
Kesimpulannya
Overhead Pentadbiran adalah overhead yang tidak berkaitan langsung dengan pengeluaran dan penjualan barang & perkhidmatan. Overhed ini adalah perbelanjaan tidak langsung seperti sewa, insurans, gaji yang dibayar kepada kakitangan pejabat, perbelanjaan percetakan & alat tulis, kos perundingan & undang-undang, yuran audit, dan lain-lain. Perbelanjaan ini berkaitan dengan aktiviti perniagaan utama dan juga penting untuk menjalankan urusan syarikat.
