Definisi Jabatan Perakaunan
Jabatan perakaunan merujuk kepada pembahagian dalam firma yang menjaga penyusunan penyata kewangan, penyelenggaraan lejar umum, pembayaran bil, penyediaan bil pelanggan, penggajian, dan banyak lagi. Dengan kata lain, mereka bertanggungjawab untuk menguruskan keseluruhan ekonomi perniagaan. Mustahil bagi mana-mana perniagaan, sama ada syarikat kecil yang beroperasi di luar rumah atau syarikat multinasional yang besar, untuk berfungsi terlalu lama tanpa jabatan perakaunan dalam bentuk apa pun.
Fungsi Jabatan Perakaunan
- Untuk mengekalkan dan merekodkan semua transaksi perniagaan dengan tepat dan komprehensif dengan cara yang sistematik sehingga dapat diambil dan dikaji pada bila-bila masa.
- Untuk mengekalkan kawalan dalaman yang mencukupi dalam organisasi untuk melindungi sumber daya yang berharga.
- Untuk menyediakan asas penilaian prestasi dan mewujudkan akauntabiliti di seluruh organisasi.
- Untuk mengawasi kos yang ditanggung oleh kos syarikat dan menasihati pengubahsuaian operasi yang ada dengan tujuan untuk mengurangkan kos operasi.
- Untuk menyokong pengurusan kanan dalam proses membuat keputusan melalui penyampaian data kewangan yang sesuai.
- Merancang berdasarkan jangkaan keperluan perniagaan dan sumber daya yang diharapkan.
Peranan & Tanggungjawab
- Salah satu tanggungjawab utama adalah mengumpulkan semua data kewangan dengan betul dan kemudian menyiapkan penyata / laporan kewangan. Laporan ini digunakan dalam penyusunan anggaran, ramalan, dan laporan pengambilan keputusan lain. Selain itu, laporan ini juga digunakan untuk komunikasi dengan pemberi pinjaman, pelabur, dan pihak berkepentingan lainnya.
- Mengekalkan hubungan yang sihat dengan vendor dengan memastikan mereka dibayar tepat pada waktunya. Namun, mereka harus mencari peluang untuk menjimatkan wang dengan memanfaatkan potongan / insentif kerana pembayaran tepat waktu atau pendahuluan. Pada masa yang sama, jabatan perakaunan juga harus memastikan bahawa jumlah wang minimum habis setiap pembayaran, tetapi tanpa caj pembayaran lewat.
- Jejaki penghutang akaun dan invois tertunggak, dan nasihat sekiranya tindakan pengumpulan diperlukan. Jabatan perakaunan harus memastikan bahawa pelanggan membayar invois tepat pada waktunya dan menjaga hubungan mesra / mesra dengan mereka.
- Ia bertanggungjawab sepenuhnya untuk fungsi pembayaran gaji. Mereka harus memastikan bahawa semua pekerja dibayar tepat pada masanya dan tepat. Selain itu, jabatan juga harus memastikan bahawa cukai pekerja dinilai dengan tepat, dan pembayaran dibuat tepat pada masanya kepada pihak berkuasa negeri dan persekutuan.
- Mereka perlu menjaga kawalan kewangan melalui rekonsiliasi dan kepatuhan pada piawaian perakaunan yang berlaku, seperti US GAAP. Semua amalan ini dilaksanakan untuk mencegah sebarang penipuan dan kecurian. Sebagai pengawal kewangan, jabatan harus memastikan penyelenggaraan prosedur yang betul tanpa sebarang masalah.
Struktur Jabatan Perakaunan
Sebilangan besar syarikat mempunyai lebih daripada satu kakitangan di jabatan perakaunan mereka, dan oleh itu mereka harus menetapkan struktur organisasi untuk menyelaraskan pengurusannya. Secara amnya, ia terdiri daripada Ketua Pegawai Kewangan (CFO), Pengawal Kewangan, Pengurus, dan Akauntan. Strukturnya adalah seperti berikut:
- CFO berada di bahagian atas jabatan dan melaporkan terus kepada pemilik perniagaan atau Ketua Pegawai Operasi (CEO).
- Pengawal Kewangan melaporkan kepada CFO dan mempunyai tanggungjawab yang lebih khusus di dalam jabatan.
- Pengawal Kewangan umumnya mempunyai pasukan Pengurus - Pengurus Gaji, Pengurus Terima Akaun, dan Pengurus Bayar Akaun.
- Setiap pengurus bahagian biasanya mempunyai pasukan Akauntan.
Nilai Jabatan Perakaunan
Jabatan perakaunan memainkan peranan penting dalam menjalankan perniagaan kerana membantu dalam mengesan pendapatan (wang masuk) dan perbelanjaan (wang keluar) sambil memastikan pematuhan terhadap semua syarat berkanun. Selain itu, ia juga memberikan maklumat kewangan kuantitatif kepada pengurusan, pemberi pinjaman, pelabur, dan pihak berkepentingan lain, yang menggunakannya untuk membuat keputusan perniagaan yang tepat.
Kedudukan Utama Jabatan Perakaunan
Berikut adalah beberapa kedudukan penting:
- Ketua Pegawai Kewangan (CFO): CFO biasanya berada di puncak jabatan kewangan syarikat besar. Mereka bertanggungjawab untuk mengawasi kesihatan kewangan perniagaan dan menguruskan keseluruhan bahagian kewangan, yang merangkumi perancangan & pelaporan kewangan, strategi perniagaan jangka pendek & jangka panjang, pengauditan, pengurusan risiko dalaman, dll. Mereka juga membantu pengurusan kanan memahami implikasi kewangan pelbagai aktiviti berterusan - di dalam dan di luar organisasi.
- Pengawal Kewangan: Pengawal Kewangan bekerja bersama dengan CXO, dan mereka bertanggungjawab untuk perakaunan kewangan serta penyediaan laporan mengenai pengurusan projek, belanjawan, dan banyak lagi. Namun, fokus utama mereka adalah menguruskan masalah kewangan segera.
- Pengurus Perbendaharaan: Pengurus Perbendaharaan membantu dalam perumusan dan pengembangan pelbagai dasar perbendaharaan, yang merangkumi pengenalpastian peluang pelaburan terbaik, penggunaan kemudahan kredit yang dioptimumkan, pengurangan kos pembiayaan, dll.
- Pengurus Perakaunan / Ketua Akauntan / Penyelia Perakaunan : Pengurus ini bertanggungjawab untuk menyelenggara dan melaporkan semua transaksi kewangan. Mereka juga menetapkan dan menguatkuasakan prinsip perakaunan berdasarkan dasar audit dan keperluan undang-undang.
- Akauntan: Akauntan memainkan peranan penting dalam jabatan perakaunan kerana mereka terlibat dalam pengukuran dan tafsiran semua maklumat kewangan.
