Apakah Pencocokan Tiga Hala?
Pencocokan tiga arah adalah konsep di mana transaksi pembelian tanpa kebenaran dapat dijejaki melalui pemeriksaan silang dalam tiga cara iaitu penerimaan pengesahan pesanan (pesanan pembelian), penerimaan pesanan dan kesahihan invois yang dihasilkan melalui cara maklumat dari jabatan yang berlainan untuk menghilangkan transaksi yang tidak dibenarkan dan meningkatkan kawalan dalaman.
Penjelasan
Organisasi Besar membeli inventori dengan prosedur operasi standard mengikut polisi organisasi. Oleh itu kawalan berganda diperlukan untuk menyekat transaksi yang tidak dibenarkan. Ini adalah langkah kawalan untuk membenarkan transaksi yang sah. Dalam prosedur tiga hala, pembelian sebahagian besarnya dikendalikan melalui pengesahan silang. Sekiranya terdapat kesalahan pada tahap apa pun, maka jumlahnya tidak dapat diambil terhadap invois sehingga kesalahan diselesaikan dengan penerimaan pengesahan atau dengan invois yang disemak semula dari pembekal. Ini juga merupakan salah satu kaedah pengurusan risiko kerana risiko pembayaran kepada orang yang tidak dibenarkan atau terhadap bil palsu harus dikawal. Kadang-kadang ia menjadi prosedur yang panjang, tetapi ia adalah kaedah yang paling berkesan dalam menguruskan risikonya.
Proses Pemadanan Tiga Hala
- Prosedur operasi Standard untuk pembelian termasuk membuat pesanan ketika stok mencapai tahap pesanan semula, penerimaan sebut harga, memproses sebut harga ke bahagian pembelian dan setelah itu bahagian pembelian akan memutuskan dari mana pembelian pembekal harus dibuat berdasarkan harga, kualiti dan reputasi pembekal dan terakhir mengeluarkan pesanan pembelian.
- Berdasarkan pesanan pembelian, pembelian harus dilakukan. Setelah menerima pesanan pembelian, pesanan penerimaan akan dikeluarkan oleh jabatan pengurusan inventori, dan kemudian invois akan dihantar oleh jabatan pembelian ke jabatan akaun untuk perakaunan yang sama.
- Setelah ini, akhirnya, invois diberikan untuk kebenaran dan kemudian ke juruwang atau bahagian tunai untuk pembayaran kepada pembekal.
Di sini sebelum membenarkan pembayaran, orang yang terlibat dalam pembayaran akan menggunakan proses pemadanan tiga hala.
Proses pemadanan tiga hala merangkumi:
# 1 - Pengesahan Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian harus disahkan dari bahagian pembelian untuk mengesahkan nama pembekal, tarikh, kuantiti, alamat, maklumat pembayaran, dan jumlahnya.
# 2 - Pengesahan Resit Pesanan
Setelah mengesahkan pesanan pembelian, bahagian tunai akan mengesahkan dari bahagian inventori mengenai penerimaan pesanan agar sesuai dengan kuantiti barang mengikut invois dan seperti yang diterima oleh jabatan inventori.
# 3 - Pengesahan dari Jabatan Akaun
Setelah membuat pengesahan dari bahagian inventori, entri harus diperiksa di dalam akaun untuk mengesahkan jumlah dan kuantiti yang tercatat dalam buku.
Sekiranya invois sepadan dengan ketiga-tiga langkah pengesahan, maka hanya pembayaran yang akan dibenarkan, dan bil akan dimasukkan.
Contoh Pemadanan Tiga Hala
Purchase Department of A Ltd. mengeluarkan pesanan untuk pembelian stok dari ABC & Co., Mexico sebanyak 3000 keping, dan harga per keping adalah $ 100. Pesanan tersebut dibuat. Penerimaan pesanan telah dibuat, tetapi kerana jumlahnya yang banyak, penjaga stor tidak membuat pemeriksaan silang pada waktu penerimaan pesanan. Namun, setelah diperiksa, didapati hanya 2850 keping yang diterima, dan invois diberikan kepada jabatan akaun untuk perakaunan dan bahagian akaun memberikannya lagi untuk pembayaran ke bahagian tunai. Tentukan prosedur untuk pengesahan tiga arah?
Penyelesaian:
Sebelum membenarkan pembayaran untuk pembayaran, orang tersebut harus menggunakan prosedur berikut:
1 - Pengesahan dari Jabatan Pembelian:
Pesanan Pembelian harus disahkan sama ada pesanan itu dibuat mengikut pesanan pembelian atau tidak. Dalam kes ini, langkah pertama pencocokan tiga arah dipadankan, iaitu, pesanan dibuat sesuai pesanan pembelian.
2 - Pengesahan dari Jabatan Inventori:
Orang yang diberi kuasa akan mengumpulkan angka dari bahagian inventori. Dalam kes ini, hanya 2850 keping inventori yang diterima, jadi bil tidak dapat dibenarkan untuk pembayaran. Orang yang diberi kuasa akan mengarahkan jabatan inventori untuk membetulkan bil dari pembekal.
Jabatan inventori kemudian akan menghubungi pihak berkuasa ABC & Co. untuk mengeluarkan bil yang disemak semula. Setelah penerimaan rang undang-undang yang disemak semula, perkara yang sama akan diberikan di jabatan akaun untuk membuat pembetulan.
3 - Pengesahan dari Jabatan Akaun atau Rekod Perakaunan:
Setelah pengesahan rang undang-undang yang disemak semula dari pembekal, orang yang diberi kuasa harus mengesahkannya dengan rekod perakaunan, dan akhirnya, setelah semua langkah dan penyesuaian, orang yang diberi kuasa akan mengizinkan pembayaran bil tersebut.
Dengan cara ini, resit pendek dikenal pasti dan diperbaiki.
Penggunaan Pencocokan Tiga Hala
- Tiga arah, proses pemadanan digunakan dalam organisasi besar.
- Ia juga digunakan di mana terdapat berbagai jabatan yang menangani berbagai fungsi.
- Ia digunakan di mana sebuah organisasi terlibat dalam menghasilkan pelbagai produk.
- Ia digunakan di mana tanggungjawab diberikan kepada kakitangan yang baru dilantik.
- Ia digunakan di mana sebahagian besar pembayaran dibuat secara tunai.
- Ia juga digunakan di mana kakitangan tidak mahir terlibat.
Kelebihan
Kelebihan yang berbeza adalah seperti berikut:
- Ini memastikan pembayaran dilakukan kepada orang yang tepat dengan bil dan nilai stok yang diterima.
- Ini memastikan kawalan yang betul dalam organisasi.
- Ini meminimumkan atau mengehadkan pembayaran yang tidak dibenarkan.
- Melalui tiga cara pemadanan wang tunai, penggelapan dana harus dikawal.
- Kesalahan dapat dikenal pasti dengan mudah dalam proses pemadanan tiga arah.
- Ia memastikan bil yang sama tidak dibayar berkali-kali.
- Proses ini mendorong akauntabiliti kakitangan.
- Melalui proses tiga hala, maklumat tersebut perlu disahkan; oleh itu ia menjadi maklumat yang tepat dan dapat digunakan untuk keputusan masa depan.
Kekurangan
Kelemahan yang berbeza adalah seperti berikut:
- Pemadanan tiga hala melibatkan pengesahan dan pengumpulan pelbagai dokumen berkali-kali; oleh itu prosesnya panjang dan memakan masa.
- Mungkin ada kemungkinan pembayaran lewat dan dikenakan denda kerana proses yang panjang dan kerana pembayarannya yang tertunda.
- Hubungan pembekal boleh merosot kerana pembayaran lewat.
- Potongan harga untuk pembayaran awal tidak dapat digunakan kerana prosedur yang panjang.
Kesimpulannya
Pencocokan tiga hala adalah prosedur untuk mengawal akaun yang perlu dibayar melalui mana tiga langkah yang perlu disahkan oleh akaun yang perlu dibayar. Di sini, pada pembelian langkah pertama, pesanan harus disahkan, kemudian angka dari jabatan inventori harus dikumpulkan dan disahkan, dan terakhir, ia harus disahkan dari catatan perakaunan. Setelah membuat pengesahan di ketiga-tiga peringkat, pengarang membenarkan bil pembayaran. Walau bagaimanapun, prosedur ini panjang. Oleh itu, ia memakan masa, dan pada masa yang sama, potongan untuk pembayaran awal tidak dapat digunakan kerana prosedur yang panjang.
