Apakah Penjagaan Buku?
Pembukuan adalah rakaman transaksi kewangan syarikat dari hari ke hari seperti pembelian, penjualan, penerimaan dan pembayaran dan merupakan bahagian awal dari proses perakaunan. Ia boleh disiapkan dalam dua cara - Sistem masuk tunggal dan sistem masuk Berganda, namun, sistem kemasukan dua kali ini popular dan dikenali di kebanyakan negara.
Komponen Pembukuan dalam Perakaunan
# 1 - Kaedah Tunai vs Akruan
Dalam bentuk tunai, pengeluaran dan perbelanjaan dicatat hanya apabila tunai diterima, dan perbelanjaan masing-masing dibayar dari bank. Kaedah tunai gagal mempertimbangkan konsep pemadanan dan berkala, yang mengatakan bahawa perbelanjaan satu tempoh harus diiktiraf dalam tempoh yang sama. Sebaliknya, kaedah akruan mengambil kira pendapatan dan perbelanjaan sebaik sahaja ia jatuh tempo. Ini bermaksud bahawa setelah pendapatan diperoleh, ia diakui di dalam buku sebagai piutang, dan setelah kita menagih perbelanjaan, kita akan mengenalinya di dalam buku. Kaedah akruan diterima secara meluas digunakan untuk pembukuan di seluruh dunia.
# 2 - Carta Akaun
Carta akaun adalah lembaran kerja terperinci yang mengandungi garis panduan dan rangka kerja yang mana jenis perbelanjaan yang harus dikeluarkan ke akaun lejar umum. Ia membantu penjaga buku untuk mengambil kod perbelanjaan yang betul semasa membuat catatan jurnal. Carta akaun sentiasa dikemas kini dan dikaji secara berkala untuk merangkumi sebarang perubahan dalam organisasi.
# 3 - Jurnal
Catatan jurnal mencatat kesan kewangan dari sebarang transaksi entiti perniagaan, dan ini adalah langkah pertama untuk merekodkan sebarang transaksi. Sebelum menyiarkan catatan jurnal, kita harus memahami peraturan dan fakta emas bahawa setiap transaksi perniagaan dicatatkan dalam dua akaun berbeza, debit dan kredit. Jurnal disiarkan berdasarkan peraturan yang mengikuti -
- Untuk Akaun Sebenar: Debit apa yang masuk dalam Kredit apa yang keluar.
- Untuk Akaun Peribadi: Debit penerima Kredit kepada pemberi.
- Untuk Akaun Nominal: Debit semua perbelanjaan & kerugian dan Kreditkan semua pendapatan & keuntungan.
- Akaun Sebenar: Akaun sebenar adalah akaun kunci kira-kira yang merangkumi aset (Tunai, Perabot, Bangunan, dll.) Dan liabiliti (akaun yang perlu dibayar, nota yang perlu dibayar, dll.).
- Akaun Peribadi: Semua akaun yang berkaitan dengan individu, firma, syarikat, dan lain-lain termasuk dalam Peribadi. Ia merangkumi penghutang, pemiutang, bank, barang belum bayar dan prabayar, dll.
- Akaun Nominal: Keuntungan, kerugian, perbelanjaan atau pendapatan yang berkaitan dengan akaun termasuk dalam akaun Nominal. Cth. - Pembelian, penjualan, bil yang dibayar, faedah yang diterima, caj bank, dll.
# 4 - Buku besar
Buku besar adalah buku akaun utama yang menunjukkan urus niaga debit dan kredit yang berkaitan dengan satu akaun untuk tempoh tertentu dalam format ringkasan. Ia juga menunjukkan baki pembukaan dan baki penutupan akaun tersebut setelah mempertimbangkan semua transaksi debit dan kredit untuk jangka masa tertentu. Setelah tempoh kewangan berakhir, baki lejar dipindahkan ke baki percubaan, yang digunakan untuk menyediakan penyata kewangan selanjutnya.
# 5 - Buku Hari
Buku harian digunakan untuk merekod transaksi kredit secara berasingan. Buku jualan hari mencatat semua penjualan kredit, dan dengan cara yang sama, buku harian pembelian mencatatkan semua penjualan kredit. Buku pengembalian pembelian dan penjualan juga disediakan untuk memantau semua pulangan dari pembelian dan penjualan kredit.
# 6 - Buku Tunai
Buku Tunai juga merupakan salah satu buku akaun utama yang diselenggarakan oleh hampir semua perniagaan dan orang. Buku Tunai menunjukkan baki pembukaan, iaitu wang tunai yang tersedia pada awal tempoh kewangan, semua transaksi berkaitan tunai / bank yang melibatkan wang tunai / bank semasa tempoh kewangan dan baki penutupan, yang merupakan wang tunai yang tersedia setelah tempoh kewangan berakhir .
# 7 - Penyata Kewangan
Setelah jurnal diposkan, buku besar, buku harian, dan buku tunai disediakan, baki ini akan dipindahkan ke baki percubaan yang merupakan ringkasan dari semua akaun yang menunjukkan baki bersihnya. Imbangan percubaan selanjutnya digunakan untuk menyediakan akaun untung rugi dan kunci kira-kira. Untung Rugi menunjukkan hasil bersih sama ada perniagaan memperoleh keuntungan atau tidak. Neraca adalah penyata yang menunjukkan ringkasan semua aset dan liabiliti.
Kelebihan
- Proses yang dipermudah dan langkah mudah untuk merekod transaksi;
- Memudahkan penggunaan dan perbandingan penyata kewangan.
- Buku dan input data utama dalam sistem pembukuan digunakan pengurusan yang lebih tinggi untuk membuat keputusan dan analisis kritis.
- Sistem ini memberikan semua perincian gaji dan pemotongan yang dibuat.
- Penjejakan perbelanjaan dan anggaran lebih mudah dalam sistem pembukuan yang baik.
- Lebih mudah untuk mengekstrak data untuk audit.
Kekurangan
- Pembeli buku yang berasingan diperlukan, yang memerlukan masa dan wang.
- Sekiranya data yang salah dimasukkan ke dalam buku akaun utama, ia menyebabkan kesilapan dalam penyediaan baki percubaan dan akaun akhir.
Perkara yang perlu diberi perhatian mengenai Perubahan
Pada masa kini, dengan pengembangan sistem perakaunan, mudah dan cepat untuk menyiapkan buku-buku akaun kerana semua jabatan saling berkaitan melalui sistem Perancangan Sumber Perniagaan ERP - Enterprise. Cabarannya datang terutamanya ketika memasuki cukai. Perisian perisian dirancang untuk mengambil kadar pra-masuk untuk cukai tidak langsung dan cukai yang ditolak pada sumbernya. Setiap tahun, pihak berkuasa cukai membuat perubahan dalam beberapa kadar, atau mereka memasukkan atau mengecualikan item tertentu dari pengecualian. Penjaga buku harus memastikan bahawa komputer dikemas kini dengan semua perubahan baru-baru ini.Kesimpulannya
Pembukuan adalah peringkat pertama dan bahagian penting dalam proses perakaunan mana-mana organisasi. Apabila dilaksanakan dengan teliti, sistem yang mantap akan membantu penyusunan penyata kewangan tepat pada waktunya, yang akan menyebabkan pengajuan cukai tepat pada masanya dan kelancaran audit. Juga, data yang diekstrak dari entri pembukuan membantu dalam membuat laporan yang kompleks, yang membantu pengurusan dalam membuat keputusan. Ia juga membantu dalam pengurusan kreditur dan debitur dan baki lejar semua akaun yang dikemas kini, jadi kami dapat menyimpulkan bahawa sistem yang baik membolehkan perniagaan berjalan dengan lancar dan membantu dengan segala macam input data untuk analisis selanjutnya.
