Bentuk SOP Penuh (Prosedur Operasi Standard)
Bentuk penuh SOP bermaksud Prosedur Operasi Standard, yang merupakan sekumpulan dokumen dan proses yang digunakan oleh perniagaan di mana pihak pengurusan merekodkan operasi perniagaan berkenaan dengan penyampaian dan tindak lanjut produk dan perkhidmatan dari masa ke masa.
- Pihak pengurusan harus mengawasi ketekalan operasinya, dan berdasarkannya, dokumen-dokumen ini diperlukan. Dalam kes perniagaan yang berkembang, pengurusan menjadi kakitangan utama, dan dia mengambil semua keputusan utama.
- Apabila perniagaan berkembang ke tahap berikutnya, syarikat mula membina hierarki pengurusannya sendiri dan menyebarkan tanggungjawab kepada semua kakitangan yang lain. Oleh itu, pemilik mendapat bantuan di mana dia dapat membuat keputusan dengan berunding dengan pegawai pengurusan yang lain.
- Oleh itu, keperluan pengurusan tambahan dan prosedur operasi standard yang didokumentasikan menjadi jelas, yang membolehkan syarikat berkembang, dan juga menetapkan strategi dan melatih kakitangan.
Matlamat
- Ini membantu menetapkan pengurusan strategik perniagaan dengan memberikan langkah-langkah yang harus diikuti oleh pengurusan atasan untuk menetapkan strategi jangka panjang syarikat.
- Menubuhkan jabatan sumber manusia dengan menyegerakkan segmen pengurusan gaji dan pengambilan pekerja, yang membantu syarikat untuk menyediakan perkhidmatan yang diperlukan untuk memenuhi syarat, mengambil, melatih, dan mengekalkan pekerja dalam perniagaan.
- Bertujuan untuk membantu dalam operasi perniagaan dengan menyediakan proses dengan menangani setiap aspek operasi bisnis, yang meliputi pengendalian mutu, perolehan, keselamatan, dan pelaksanaan keseluruhan produk dan perkhidmatan kepada pengguna.
- Reka bentuk untuk mengatur bahagian kewangan dan pentadbiran dengan menyediakan semua langkah yang diperlukan untuk semua transaksi kewangan yang berkaitan dengan perniagaan. Sistem ini akan membantu mengenal pasti semua petunjuk prestasi utama untuk perniagaan.
- Ini membantu dalam jabatan peramalan dan penganggaran dengan menyediakan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan laporan tahunan syarikat dengan tepat dan anggaran dua hingga tiga kewangan syarikat berikutnya.
- Ini membantu dalam penjualan dan pemasaran, juga, dengan menyediakan semua persyaratan terperinci dari semua kegiatan yang diperlukan untuk generasi prospek, diikuti dengan proposal penjualan dan penutupan petunjuk.
- Prosesnya bertujuan untuk meningkatkan teknologi maklumat, yang merangkumi akaun terperinci semua protokol IT, termasuk sandaran, rancangan pemulihan bencana, perincian pekerja, perincian operasi, dll.
Kebaikan
- Salah satu faedah utama prosedur operasi standard ialah mewujudkan hierarki pengurusan dan memperuntukkan setiap tugas yang sesuai untuk pasukan masing-masing.
- Peruntukan tugas masing-masing dilakukan dengan cara yang tepat, yang membantu merekod dan mengesahkan setiap data yang berkaitan dengan operasi syarikat secara sistemik.
- Untuk meningkatkan prospek perniagaan, pihak pengurusan memerlukan latar belakang untuk mencari maklumat yang relevan yang diperlukan dalam setiap strategi untuk pelaksanaan masa depan.
- Pihak pengurusan menyedari senario perniagaan semasa, yang selanjutnya membantu mereka memperbaiki senario perniagaan yang ada dengan melihat prestasi masa lalu setiap jabatan dan membandingkannya dengan yang dianggarkan.
- Semasa penggabungan dan pengambilalihan atau sekiranya berlaku pengambilalihan perniagaan, pihak pengurusan akan menunjukkan rekod prestasi setiap jabatan, yang membantu pembeli mengenal pasti senario terkini syarikat yang disasarkan.
- Proses ini akan membantu mengatur perniagaan permulaan dan membantu menjangkau mereka ke organisasi multinasional dengan menggunakan sumber secara betul secara sistematik.
Bagaimana Menulis Prosedur Operasi Standard?
- Format yang tepat diperlukan untuk menampilkannya dengan cara yang dapat difahami oleh bahagian yang disasarkan.
- Data input diperlukan, bersama dengan strategi yang dicadangkan.
- Penonton yang disasarkan perlu dikenali.
- Kita perlu mengetengahkan tujuan prosedur operasi standard.
- Pembinaan ayat harus dibuat dalam bahasa yang mudah untuk memahami semua penonton. Bahasa harus dipelihara dengan jelas.
- Kalimat harus dibina sedemikian rupa sehingga menggambarkan penceritaan dan bukannya ayat. Ini kerana orang ingat cerita dan dapat berhubung dengan mudah.
- Kandungannya harus diperiksa dengan beberapa pembacaan bukti, memeriksa kembali fakta dan angka, dan menyunting jika diperlukan.
Contoh
# 1 - Tujuan
Tujuan umum prosedur ini perlu dijelaskan, diikuti dengan langkah-langkah mudah untuk mengesahkan klien yang disasarkan.
# 2 - Skop
Ruang lingkup harus disebutkan dengan cara yang tajam dan terkompresi sehingga dapat dilihat oleh semua pelanggan di Bank.
# 3 - Tanggungjawab dan Pengesahan
Proses pengesahan harus dilakukan oleh jabatan yang berkenaan, diikuti oleh juruwang dan pasukan pengesahan. Pasukan harus melihat urus niaga dan akaun pelanggan dengan betul dengan mengikuti garis panduan bank.
Mengapa Kita Memerlukan SOP?
Keperluan pengurusan tambahan bersama dengan prosedur operasi standard yang didokumentasikan menjadi jelas sekiranya perniagaan berkembang, yang membantu syarikat untuk berkembang, dan juga menetapkan strategi dan melatih staf untuk meningkatkan prospek perniagaan. Ini membantu syarikat untuk menetapkan matlamat dan penawarannya kepada pelanggan dan menetapkan prospek dan strategi perniagaannya yang akan datang di hadapan para pelabur.
Kesimpulannya
Ini adalah kaedah terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan, pelabur, dan pihak ketiga lain yang mempunyai kepentingan dalam perniagaan masing-masing. Strategi pengurusan dan prospek perniagaan yang akan datang, bersama dengan saluran produk, dapat dilihat dari prosedur operasi Standard.
