Rekonsiliasi Buku adalah pendamaian yang dilakukan oleh syarikat sebelum penutupan buku akaunnya untuk memastikan bahawa buku-buku tersebut terkini dan tidak ada manipulasi atau penipuan dalam buku-buku akaun syarikat.
Penyesuaian Buku
Seperti yang kita semua ketahui, Buku Akaun adalah rangka tindakan perniagaan. Menyelenggara Buku Akaun adalah kunci pengurusan kewangan.
Walau bagaimanapun, penyelenggaraan buku akaun tidak mencukupi. Akaun juga perlu tepat dan lengkap. Terdapat pelbagai pemeriksaan dan kawalan yang mungkin untuk memastikannya, tetapi salah satu cara yang paling asas dan penting adalah "Penyesuaian Buku."
- Apa itu pendamaian?
- Bilakah pendamaian dilakukan?
- Berapakah tempoh di mana pendamaian dilakukan?
- Mengapa pendamaian harus dilakukan?
- Amalan terbaik untuk proses pendamaian
- Bagaimana pernyataan pendamaian?
- Apakah jenis pendamaian?
- # 1 - Rekonsiliasi Bank
- # 2 - Pendamaian vendor
- # 3 - Penyesuaian pelanggan
- # 4 - Pendamaian antara syarikat / li>
- # 5 - Pendamaian khusus perniagaan
- Petua berguna untuk Ms Excel semasa melakukan pendamaian
Apa itu pendamaian?
Ini adalah proses yang membandingkan dua set rekod dan menganalisis perbezaan antara dua set, jika ada.
Kedua-dua set rekod ini boleh menjadi apa sahaja dari keseluruhan keseluruhan Buku Akaun. Secara amnya, satu set rekod adalah lejar dari Buku syarikat itu sendiri yang perlu disatukan dan set kedua rekod diperoleh dari sumber dalaman atau luaran.
contohnya, membandingkan buku bank (sumber dalaman) dengan penyata bank (sumber luaran).
Bilakah pendamaian dilakukan?
Ia biasanya dilakukan sebelum penutupan akaun. Dianjurkan untuk melakukannya setiap bulan sehingga buku-buku tersebut diperbarui, tetapi buku-buku itu juga dapat dilakukan setiap suku tahun atau tahunan.
Lebih berat jumlahnya adalah kekerapan pendamaian supaya proses pendamaian lebih lancar.
Ia mesti dibuat setiap tahun sebelum Buku disahkan oleh juruaudit. Sebilangan besar pendamaian adalah prasyarat untuk tujuan pengujian audit. Sejak diberlakukannya Sarbanes Oxley (SOX) pada tahun 2002, rekonsiliasi menjadi lebih penting kerana kepatuhan yang diperlukan telah meningkat ke tahap yang berbeda.
Berapakah tempoh di mana pendamaian dilakukan?
Salah satu aspek penting yang harus diberi perhatian semasa melakukan perdamaian adalah bahawa tempoh untuk kedua-dua set rekod harus sama.
Selaras dengan contoh yang dinyatakan di atas, sangat tidak logik untuk membandingkan buku bank yang diekstrak untuk tempoh 01-Jan-16 hingga 31-Mar-16 dengan penyata bank untuk 01-Jan-16 hingga 30-Jun-16. Perlu ada asas yang sama untuk perbandingan.
Juga, perkara penting yang perlu dipertimbangkan adalah bahawa baki Pembukaan atau Permulaan harus selalu sama untuk kedua-dua set rekod. Dalam kes di atas, jika baki pada 01-Jan-16 tidak sama, perbezaan ini harus diperbaiki terlebih dahulu daripada meneruskan perdamaian untuk 01-Jan-16 hingga 31-Mar-16.
Mengapa pendamaian harus dilakukan?
Mengesan penipuan
- Sangat mudah untuk memanipulasi buku akaun. Salah satu cara untuk mengesan penipuan adalah melalui pendamaian. Mari kita fahami ini dengan contoh.
- Juruwang ABC Corporation melakukan penipuan dengan tidak mencatat wang tunai yang diterima daripada pelanggan. Dengan melakukan ini, lejar pelanggan dan tunai tidak berubah, dan dia dapat mengantongi wang tunai yang diterima.
- Cara mudah untuk mengesan penipuan seperti ini adalah dengan melakukan perdamaian lejar pelanggan. Apabila lejar Pelanggan dalam Buku ABC dibandingkan dengan lejar ABC di Buku pelanggan, baki tidak akan terikat, dan penipuan akan dikesan.
Pastikan rekod lengkap:
- Kadang-kadang, aktiviti tertentu mempengaruhi buku kami tetapi tidak dapat disalurkan melalui pasukan akaun dan oleh itu, mungkin tidak dapat dikesan.
- Contoh kecil ialah cek yang disetorkan oleh pelanggan secara langsung di akaun bank. Sekiranya pelanggan tidak memaklumkan, lejar bank, dan juga lejar pelanggan, tidak akan lengkap, yang menyebabkan penyataan fakta yang salah.
Pastikan rekod betul:
- Terdapat kemungkinan kesalahan manusia dalam proses perakaunan.
- Salah satu contoh kesalahan manusia adalah penempatan digit yang salah, misalnya, Nilai jualan sebenarnya ialah Rs. 99,736, yang salah direkodkan sebagai Rs. 97,936.
- Ini dapat diketahui semasa mendamaikan akaun. Ini hanyalah kesalahan transposisi, dan dalam kes ini, perbezaannya umumnya dapat dibahagikan dengan 9.
Amalan terbaik untuk proses pendamaian
Beberapa amalan terbaik yang dapat diadopsi sehingga pendamaian membantu mencapai tujuannya adalah seperti berikut:
- Syarikat harus mengatur Proses Rekonsiliasi untuk diikuti secara dalaman. Ini harus merangkumi frekuensi, akaun utama yang harus dilakukan pendamaian, format standard, dan lain-lain. Proses ini akan berbeza-beza bergantung pada jumlah, jenis industri, bidang berisiko tinggi, dan lain-lain. Polisi harus disusun dan diedarkan ke Pasukan Kewangan & Akaun dengan kerap.
- Pengasingan tugas harus diikuti. Ini bermaksud bahawa pekerja yang mencatat catatan dalam buku akaun tidak boleh menjadi sebahagian daripada proses pendamaian. Ini akan memastikan bahawa seseorang memeriksa semula pekerjaan yang dilakukan oleh yang lain.
- Matriks autoriti untuk proses pembuat-periksa harus diikuti. Pernyataan pendamaian juga harus disiapkan dan diperiksa oleh pekerja yang berbeza berdasarkan penunjukan. Eksekutif boleh menyiapkan pernyataan pendamaian, dan Pengurus dapat memeriksa perkara yang sama.
- Pelepasan yang betul harus diambil oleh penyedia dan pemeriksa supaya orang merasa cukup bertanggungjawab.
- Garis masa yang ketat untuk menyelesaikan pendamaian harus ditetapkan untuk mengesan penipuan dan mengambil tindakan tepat pada masanya.
- Skop audit dalaman juga harus meliputi pemeriksaan pernyataan rekonsiliasi ini.
- Proses persetujuan harus ditetapkan untuk melewati entri pembetulan (jika ada yang ditemui semasa proses pendamaian) untuk memperbetulkan akaun. Ini akan memastikan bahawa pengurusan pertengahan dan atas dikemas kini dari semasa ke semasa.
- Dokumen sokongan (seperti Penyata Bank, lejar Pelanggan, dan lain-lain) harus menjadi sebahagian daripada Penyata Rekonsiliasi di mana pendaftaran akan diperoleh.
Bagaimana pernyataan pendamaian?
Pernyataan pendamaian semudah mungkin. Ini harus merangkumi perincian yang diperlukan seperti buku besar mana yang didamaikan, berapa jangka waktu pendamaian, kapan rekonsiliasi disiapkan, siapa yang telah mempersiapkan, memeriksa, menyetujui, dll.
Berikut adalah format ringkas penyataan pendamaian:
| ABC Co. | |||
| Penyata Rekonsiliasi Bank pada 31-Mar-16 | |||
| Akaun Bank No. 00000xxxxxx | |||
| Baki mengikut Buku Akaun pada 31-Mar-16 | xxx | ||
| Tambah: | Pelarasan 1 | xxx | |
| Pelarasan 2 | xxx | ||
| Pelarasan 3 | xxx | xxx | |
| Kurang: | Pelarasan 4 | xxx | |
| Pelarasan 5 | xxx | xxx | |
| Pelarasan 6 | |||
| Baki mengikut Penyata Bank pada 31-Mar-16 | xxx | ||
| Disediakan Oleh: Akauntan | |||
| Disemak Oleh: Pengurus | |||
| Disahkan Oleh: Pengawal Kewangan | |||
Salah satu daripada dua set dapat diambil sebagai dasar dan penyesuaian harus ditambahkan atau dikurangkan, sehingga tiba pada angka keseimbangan.
Dalam format di atas, buku Bank diambil sebagai asas. Namun, jika Penyata Bank dianggap sebagai asas, semua penyesuaian akan dibalikkan. Mengikuti dua kes akan membantu memahami perkara ini dengan lebih baik:
Kes A - Mengambil Buku Bank sebagai asas
| Baki mengikut Buku Akaun pada 31-Mar-16 | 9.700 | ||
| Tambah: | Cek dikeluarkan tetapi tidak disimpan | 10,000 | |
| Bank Berminat dikreditkan oleh Bank | 75 | 10,075 | |
| Kurang: | Caj Bank tidak direkodkan | 175 | 175 |
| Baki mengikut Penyata Bank pada 31-Mar-16 | 19,600 |
Kes B - Mengambil Penyata Bank sebagai asas
| Baki mengikut Penyata Bank pada 31-Mar-16 | 19,600 | ||
| Tambah: | Caj Bank tidak direkodkan | 175 | 175 |
| Kurang: | Cek dikeluarkan tetapi tidak disimpan | 10,000 | 175 |
| Bank Berminat dikreditkan oleh Bank | 75 | 10,075 | |
| Baki mengikut Buku Akaun pada 31-Mar-16 | 9.700 |
Apakah jenis pendamaian?
Penyataan rekonsiliasi asas yang penting dan disediakan dalam perakaunan perniagaan harian:
- Pendamaian bank
- Pendamaian vendor
- Penyesuaian pelanggan
- Pendamaian antara syarikat
- Pendamaian khusus perniagaan
Kami akan membincangkan setiap pernyataan ini secara terperinci:
# 1 - Rekonsiliasi Bank
Penyata rekonsiliasi bank disediakan mengenai transaksi sebenar yang tercermin dalam penyata bank berbanding transaksi yang dicatatkan dalam buku bank kami.
Beberapa sebab perbezaan antara buku bank dan penyata bank adalah:
- Cek dikeluarkan kepada vendor tetapi dikemukakan kemudian
(Kadang-kadang, terdapat cek yang terdapat di dalam penyata bank yang sangat tua. Mereka sudah usang dan bahkan tidak boleh disimpan lagi. Lebih baik hapus dan simpan Buku Bank dengan jelas.)
- Jumlah yang didepositkan oleh pelanggan terus ke dalam akaun bank kami
- Faedah bank yang dikreditkan oleh bank
- Caj bank didebitkan oleh bank
- Kesalahan bank (Walaupun jarang berlaku, kesalahan boleh berlaku dengan kesalahan kemasukan data juga mungkin dilakukan oleh bank)
Semua aktiviti berkaitan pembayaran dan penerimaan dijejaki melalui buku bank. Mendamaikan ia membantu memperbaharui.
Untuk menjadikan hidup kita lebih mudah, sebahagian besar ERP perakaunan mempunyai ciri terpadu yang membantu mengeluarkan penyata penyesuaian bank secara langsung.
Konsep asas yang digunakan dalam ERP ini adalah mencatat "tarikh bank" untuk setiap transaksi. Tarikh bank adalah tarikh di mana transaksi ditunjukkan dalam penyata bank. ERP mengeluarkan laporan berdasarkan "Tarikh Dokumen" berbanding "Tarikh Bank."
# 2 - Pendamaian vendor
Penyata rekonsiliasi vendor disediakan untuk memastikan bahawa catatan perakaunan yang dilampirkan dalam buku-buku vendor sesuai dengan catatan perakaunan yang disertakan dalam buku kami.
Sebab penyimpangan adalah seperti berikut:
- Penjual tidak boleh menempah pulangan pembelian yang ditempah oleh kami.
- Cek yang dikeluarkan oleh kami mungkin tidak dapat dilihat dalam buku mereka. Ia biasanya berlaku apabila cek itu salah tempat atau hilang dalam perjalanan.
- Barang dalam perjalanan tidak direkodkan oleh kami tetapi dicatat oleh vendor;
# 3 - Penyesuaian pelanggan
Pernyataan penyesuaian pelanggan sangat serupa dengan penyesuaian pelanggan. Ia disiapkan untuk memeriksa sama ada buku pelanggan selari dengan buku kami. Sebilangan besar korporat menganggap perdamaian pelanggan sebagai keutamaan berbanding perdamaian vendor. Ini kerana wang dapat diterima dari pelanggan, dan selalu lebih baik untuk mendamaikan agar pembayaran tidak tertunda kerana beberapa masalah berkaitan dengan catatan perakaunan.
Sebab penyimpangan adalah seperti berikut:
- Pulangan yang ditempah oleh pelanggan tidak terdapat dalam buku kami.
- Cukai yang ditolak oleh pelanggan yang tidak diambilkira dalam buku kami.
- Barang dalam perjalanan dicatatkan sebagai penjualan di lejar kami.
- Pembayaran yang dipindahkan terus ke akaun bank kami tidak direkodkan.
Amalan yang baik adalah melakukan penyesuaian bulanan pelanggan secara bergilir. Biarkan syarikat yang mempunyai 100 pelanggan ganjil, dan penyesuaian sekitar 10-15 buku besar pelanggan harus dilakukan setiap bulan.
Juga, setelah perdamaian selesai dan diperakui oleh kedua-dua belah pihak, sijil pengesahan baki untuk jangka masa tertentu dapat dikeluarkan. Ini akan memastikan bahawa baki pembukaan tidak perlu diperiksa semula. Ia juga membantu menyelesaikan pertikaian.
# 4 - Pendamaian antara syarikat
Syarikat kumpulan (Pemegangan, anak syarikat, dll.) Perlu menyediakan Buku Akaun gabungan. Buku-buku ini perlu menghapuskan transaksi antara syarikat seperti penjualan dari Holding Co. kepada Anak Syarikatnya. Oleh itu, sangat penting bahawa Buku Akaun mereka selalu selaras dan oleh itu, harus disatukan secara berkala sebelum proses penggabungan dilakukan. .
# 5 - Pendamaian khusus perniagaan
Setiap perniagaan harus menyusun perdamaian lain di atas asas asas yang disebutkan di atas. Contohnya ialah pendamaian Kos Barang
Penyesuaian ini tidak akan berlaku untuk industri perkhidmatan kerana mereka tidak menyimpan inventori. Walau bagaimanapun, sangat penting bagi perniagaan yang menyimpan inventori.
Berapakah kos barang yang dijual?
Kos barang yang dijual = Stok Pembukaan + Pembelian - Stok Penutup
Kos barang yang dijual = Jualan - Keuntungan
Salah satu daripada kedua-dua kaedah tersebut boleh menanggung kos barang. Kedua-duanya perlu jumlah yang sama. Sekiranya tidak, pernyataan pendamaian harus disiapkan untuk mengetahui sebab perbezaan. Juga, verifikasi fizikal Stok Penutupan harus dilakukan, dan hal yang sama harus disatukan dengan Stok Penutupan yang muncul dalam Buku Akaun.
Rekonsiliasi Video Buku
Petua berguna untuk MS Excel semasa melakukan pendamaian
- Templat standard harus disediakan dengan semua formula penting dalam Excel. (Format yang digambarkan di atas boleh digunakan)
- Dalam hal rekonsiliasi Vendor / Pelanggan, Invoice No. bertindak sebagai bidang standar yang dapat dijadikan landasan untuk melakukan fungsi Vlookup dan membuat proses rekonsiliasi lebih mudah. Pastikan anda melakukan pasta khas setelah menggunakan Fungsi Excel Vlookup.
- Tapis entri debit dan kredit secara berasingan dan gabungkan semula secara berasingan. Cara lain untuk memisahkan entri adalah dengan menyaringnya mengikut jenis, iaitu, Pembayaran, Invois, Pulangan, Penyesuaian Lain. Mendamaikan ini secara berasingan dan kemudian menambahkan perbezaan akan terbukti bermanfaat.
