Apakah Sistem Peningkatan?
Sistem Imprest adalah sejenis sistem perakaunan kewangan yang dirancang untuk mengesan dan mendokumentasikan bagaimana wang tunai telah digunakan. Contoh yang paling biasa termasuk sistem tunai kecil yang memperhitungkan setiap transaksi tunai kecil untuk mengekalkan keseimbangan dalam dana yang sama dengan jumlah penerimaan tunai kecil dan wang tunai tambahan yang tersisa dalam dana.
Contoh
A Ltd berusaha untuk membuat cadangan untuk mengekalkan semua transaksi tunai kecilnya. Sebagai jabatan pentadbiran A ltd, tunjuk cara yang sama dengan prosedur formal dengan bantuan yang dapat mewujudkan dana tunai kecil. Sistem penambahbaikan tunai kecil adalah salah satu jenis sistem penambahbaikan yang paling biasa digunakan untuk merekod urus niaga kecil ketika tidak selesa atau tidak praktikal bagi pengguna untuk memotong cek.
Akaun tunai kecil biasanya menyimpan sejumlah wang tunai yang telah ditentukan yang dapat digunakan untuk pelbagai tujuan seperti membayar balik perbelanjaan pekerja, pembayaran perbelanjaan kecil, dll. Syarikat boleh membuat dana tunai kecil dengan mengenali dan merekod semua transaksi tunai kecil dengan pertolongan langkah-langkah berikut-
- Jumlah tunai yang telah ditentukan diperuntukkan untuk mewujudkan dana tunai kecil. Akaun ini dicatat secara berasingan dalam buku besar organisasi.
- Pada langkah seterusnya, syarikat mesti mengenal pasti semua perbelanjaan nominalnya yang dibayar dengan wang tunai dan dengan itu mendokumentasikan semuanya dalam sistem dengan penerimaan.
- Untuk mengekalkan keseimbangan yang telah ditentukan, syarikat mesti mendahului dana tunai kecilnya dari semasa ke semasa.
- Syarikat mesti sentiasa mengawasi dana tunai kecil agar tidak ada kemungkinan terdapat perbezaan antara jumlah tunai yang diharapkan dan jumlah tunai yang sebenarnya.
- Jabatan pentadbiran mesti menjalankan proses penyiasatan yang sewajarnya sekiranya mendapati terdapat percanggahan.
Kelebihan Sistem Peningkatan
# 1 - Pengesanan Penipuan
Sistem Imprest menghilangkan kemungkinan perbelanjaan yang tidak dibenarkan kerana dana tersebut ditetapkan untuk tujuan yang telah ditentukan. Ini, sebagai gantinya, menjadikan penjejakan perbelanjaan dan laporan perbezaan lebih mudah yang akhirnya membantu dalam pengesanan dan lebih tepatnya penghapusan kemungkinan penipuan.
# 2 - Pengurangan Kesalahan
Juruwang menyemak buku tunai kecil secara berkala, dan sekiranya terdapat kesalahan atau kesalahan, maka perkara yang sama dapat dikesan dan diperbaiki dengan mudah.
# 3 - Peraturan Perbelanjaan Kecil
Perbelanjaan kecil diuruskan dengan had sistem imprest yang ditetapkan, yang menjadikan hampir mustahil bagi juruwang kecil untuk membelanjakan lebih tinggi daripada wang tunai kecil yang ada di akaun.
# 4 - Mengurangkan Beban Ketua Juruwang
Buku tunai kecil membebaskan kedua-dua buku tunai dan Ketua Juruwang dari beban mencatat perbelanjaan kecil dan nominal.
# 5 - Kaedah Mudah dan Pantas
Berbanding dengan kaedah lain, ini terlalu cepat, sederhana, mudah diakses dan mudah pada masa yang sama. Kaedah ini dapat digunakan dengan cepat untuk menyediakan dana untuk pembelian pekerja. Ini adalah salah satu kaedah terbaik yang dikenali untuk membuat pembelian nominal.
# 6 - Kemudahan dalam Mendamaikan
Penyesuaian buku tunai kecil juga mudah dan tidak rumit.
Kekurangan Sistem Peningkatan
# 1 - Sistem ketinggalan zaman
Buku tunai kecil adalah sistem yang sudah ketinggalan zaman dan tidak cekap, dan ia tidak memenuhi keperluan dan jangkaan kehendak syarikat semasa. Sekarang ada alternatif yang lebih baik seperti kad prabayar yang tersedia dengan syarikat yang direka khusus dengan mempertimbangkan keperluan dan keperluan masa kini.
# 2 - Tidak selesa untuk Perbelanjaan Lebih Besar
Salah satu kelemahan utama menggunakan sistem Imprest adalah bahawa ia menyebabkan kesulitan besar untuk perbelanjaan yang lebih besar. Sistem ini sangat serasi dan sesuai untuk perbelanjaan yang lebih kecil sementara sebaliknya untuk perbelanjaan yang lebih besar.
# 3 - Kesalahan Perakaunan
Oleh kerana tidak ada sistem dokumentasi sekunder untuk melacak pengeluaran tunai nominal, oleh itu, kemungkinan kesalahan perakaunan dalam sistem tunai kecil tidak dapat dinafikan.
# 4 - Membelanjakan berlebihan
Tidak menetapkan had perbelanjaan untuk setiap transaksi nominal bahkan dapat membuat organisasi berisiko menghadapi pengeluaran berlebihan untuk pembelian.
# 5 - Kecurian
Sekiranya tidak ada kawalan yang sesuai, akaun tunai kecil syarikat dapat disalahgunakan oleh pekerja, dan akan menjadi sukar untuk mengetahui siapa yang mengeluarkan wang tunai.
# 6 - Penyelewengan
Sekiranya tidak ada kawalan yang mencukupi, ada kemungkinan besar perkara yang sama untuk disalahgunakan oleh pekerja syarikat kerana wang tunai kecil adalah sejenis aset cair.
Perkara Penting
- Biasanya, dana tunai kecil dipantau oleh penjaga yang membantu mengendalikan akaun dan mengeluarkan wang tunai kepada pekerja syarikat. Sebagai balasannya, yang terakhir memberikan resit seperti yang benar-benar berkaitan dengan perniagaan.
- Dana tunai kecil dijana dengan jumlah yang telah ditentukan, dan jumlah yang sama dicatat dalam lejar entiti.
- Jabatan pentadbiran sebuah organisasi dibebankan dengan tanggungjawab menjaga buku tunai kecil.
- Semua perbelanjaan yang dibayar dari dana tunai kecil mestilah didokumentasikan bersama dengan penerimaan.
- Sistem Imprest juga dapat digunakan untuk menampung gaji pekerja, dividen, insentif, bonus, ganjaran, dan perbelanjaan perjalanan juga.
Kesimpulannya
- Akaun tunai kecil adalah sistem Imprest yang banyak digunakan di mana perbelanjaan nominal dicatat. Sistem wang tunai kecil adalah kaedah mudah dan mesra pengguna yang memungkinkan pengisian semua perbelanjaan. Sistem yang disebutkan di atas dapat membantu organisasi dalam pelbagai cara.
- Organisasi boleh menggunakan sistem tunai kecil untuk pengurangan kesilapan, penghapusan penipuan, kawalan perbelanjaan kecil, mengurangkan beban juruwang senior, dan yang lainnya.
- Tetapi pengguna sistem Imprest juga harus mengetahui banyak kekurangannya seperti kemungkinan kecurian, penyelewengan, perbelanjaan berlebihan, dll. Dan menggunakan yang sama dengan sewajarnya. Oleh itu, organisasi mesti merancang satu set polisi yang menentukan bagaimana wang tunai harus ditangani untuk mengelakkan semua masalah yang berkaitan.
