Apakah Buku Kemasukan Asal?
Buku entri asal, juga disebut sebagai buku entri pertama, adalah tempat keseluruhan catatan jurnal direkodkan dan disimpan dengan semua dokumen sokongan & perincian transaksi, yang memberikan kewujudan & ketepatan transaksi kewangan yang diposkan sebelum yang sama sedang dibuat dikod semula atau dipindahkan dalam lejar individu.
Penjelasan
Catatan asal bermaksud catatan jurnal awal transaksi disimpan bersama dokumen & perincian sokongan mengenai transaksi tersebut. Ia menyimpan rekod semua jenis transaksi seperti baucar perbelanjaan, invois, transaksi tunai, transaksi bank, dan lain-lain. Apabila semua perincian urus niaga dicatatkan dalam buku entri asal barulah transaksi yang sama dapat diposkan lagi dalam buku besar individu mengatur jenis urus niaga.
Contoh Buku Entri Asal
Sebagai jenis yang berbeza, mungkin ada banyak contoh yang sama. Beberapa contohnya ialah:
- Jurnal Tunai: Buku-buku kemasukan asal di mana semua jenis pembayaran & penerimaan yang dilakukan melalui media tunai direkodkan dan disimpan. Untuk tempoh kemasukan rekod, setiap transaksi yang melibatkan pergerakan masuk atau keluar tunai dari organisasi ditempah dalam jurnal tunai dengan semua sokongan atau bukti.
- Jurnal Bank: Sama seperti jurnal tunai, jurnal bank juga diselenggarakan untuk tempoh tersebut, yang menyimpan semua transaksi yang melibatkan pergerakan jumlah dari akaun bank organisasi.
- Jurnal Jualan: Jurnal jualan adalah buku di mana catatan asal setiap transaksi yang berkaitan secara langsung dengan hasil penjualan organisasi.
- Jurnal Pembelian: Jurnal Pembelian adalah buku di mana entri asal untuk transaksi yang berkaitan dengan pembelian.
Jenis Buku Entri Asal
Secara umum, ia terdiri daripada dua jenis, seperti berikut:
# 1 - Jurnal Khas
Jurnal Khas adalah buku khas kemasukan asal di mana jurnal berasingan disediakan untuk pelbagai jenis urus niaga. Setelah semua urus niaga dimasukkan ke dalam buku yang berasingan, maka urus niaga atau baki ini dipindahkan ke buku besar masing-masing dan terpisah. Contoh Jurnal tersebut ialah -
- Jurnal Jualan: Digunakan untuk mencatat transaksi untuk invois penjualan apabila barang telah dijual secara kredit.
- Jurnal Pembelian: Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian untuk organisasi apabila barang telah dibeli dari pembekal secara kredit.
- Jurnal Tunai atau Buku Tunai: Digunakan untuk mencatat pembayaran atau resit yang dilakukan secara tunai.
- Jurnal Pulangan Jualan & Pulangan Pembelian: Digunakan untuk mencatat data pulangan penjualan dan pembelian yang dikembalikan. Dan lain-lain.
# 2 - Jurnal Am
Jurnal Umum adalah jurnal yang digunakan untuk merekod transaksi yang tidak direkodkan dalam jurnal khas atau istilah yang lebih mudah; boleh dikatakan sebagai buku masuk untuk transaksi yang tidak memenuhi syarat untuk buku kemasukan khas atau khusus.
Komponen
Oleh kerana buku catatan asal menyimpan urus niaga, serta perincian transaksi, beberapa komponen yang ditentukan, wajib disebutkan untuk memasukkan transaksi di dalam buku. Komponen-komponen ini adalah seperti berikut:
- Tarikh Transaksi: Sebelum merekodkan transaksi di jurnal, adalah wajib untuk menyebutkan tarikh transaksi yang sama berlaku atau sedang direkodkan dalam buku akaun. Sekiranya jurnal disimpan sesuai tanggal, disarankan agar transaksi dimasukkan dalam fitur tanggal yang tepat.
- Butir-butir Pihak Berkaitan & Transaksi: Sekiranya transaksi dicatat di jurnal khas, transaksi harus menyebutkan pihak yang melakukan transaksi kredit, yaitu, pembekal dalam hal transaksi pembelian tetapi dalam hal transaksi tersebut dibuat jurnal am urus niaga harus menyebutkan perincian pihak yang berkenaan.
- Narasi: Narasi dengan urus niaga memberikan perincian transaksi serta menjelaskan sebab transaksi atau sifat transaksi adalah bentuk pendek.
- Berikan Rujukan ke Dokumen Asal: Dokumen ini harus memberikan rujukan ke dokumen asal berdasarkan transaksi yang telah dipesan, iaitu nombor invois sekiranya berlaku pembelian, dll.
- Butiran Kewangan: Penyertaan harus menyebutkan jumlah wang yang terlibat dalam transaksi.
- Sediakan Akaun Lejar: Ia harus menyebutkan akaun lejar yang berkenaan di mana transaksi yang sama akan diposkan setelah berjaya membuat rakaman dalam buku-buku asal.
Kelebihan
- Dengan pencatatan dalam buku catatan asal, transaksi harian dicatatkan di dalam buku, dan ini mengurangkan kemungkinan peninggalan sebarang transaksi.
- Oleh kerana buku-buku menyimpan semua perincian transaksi, serta ringkasan transaksi dalam narasi, kesalahan dalam transaksi, dapat diketahui dengan mudah semasa pengeposan dalam akaun buku besar individu.
- Urus niaga direkod mengikut urutan kronologi, jadi menjadi lebih mudah untuk mengkategorikannya dan memindahkannya ke dalam lejar yang berkaitan.
Kekurangan
- Jurnal sangat besar dan mempunyai banyak jilid yang menjadikan pengendalian data sangat sukar.
- Tidak mudah untuk mencari transaksi tertentu melainkan orang itu mengetahui tarikh transaksi.
- Selepas membuat tempahan semua transaksi ke dalam lejar individu memerlukan banyak masa.
Kesimpulannya
Buku Entri Asal membantu organisasi untuk merekod transaksi setiap hari dengan semua sokongan dan perinciannya. Ini membantu menjaga urus niaga dalam urutan preform & pengaturan yang sama dalam urutan kronologi menjadikannya berguna untuk menjaga data, dan kesalahan atau peninggalan transaksi dikurangkan. Ini selalu membantu dalam mengesan aliran data dari penyata kewangan ke buku akaun jurnal utama.
