Apa itu Overrun Kos?
Lebihan kos, juga dikenali sebagai overrun belanjawan, adalah senario apabila kos projek atau perniagaan cenderung meningkat daripada yang dianggarkan dan boleh disebabkan oleh kenaikan kos kerana penganggaran yang tidak betul atau terlalu rendah dari kos sebenar pada akaun beberapa senario yang tidak dijangka yang tidak diambil kira semasa proses penganggaran.
Ciri-ciri
- Lebihan kos umumnya berlaku dalam projek infrastruktur, bangunan, dan IT, yang melihat banyak kos yang tidak dijangka semasa fasa penyelesaian projeknya.
- Ini terutama disebabkan oleh tiga faktor seperti alasan politik, alasan psikologi, dan alasan teknikal.
- Terutama ia disebabkan oleh kekurangan pembiayaan, kurangnya koordinasi, kos yang tidak dirancang, atau kelewatan projek.
- Selalu tidak pasti, dan penganggaran untuk perkara yang sama tidak mungkin dilakukan. Ia dianggap berlaku apabila fasa tertentu dari projek atau perniagaan cenderung melepasi kos anggaran yang sebenarnya.
- Pengukuran lebihan kos berbeza untuk industri atau syarikat yang berbeza.
Jenis-Jenis Kos Yang Terlalu
# 1 - Anggaran
Kos berkaitan perniagaan mungkin diremehkan kerana faktor seperti bias peribadi dan prosedur rumit yang terlibat dalam menyelesaikan tugas. Kami dapat menggunakan metodologi ramalan kelas rujukan untuk meningkatkan peluang memperoleh anggaran yang lebih tepat. Masalahnya ialah ramalan terbaik mungkin terbukti salah untuk mengira anggaran yang sempurna, dan dengan itu menjaga kemungkinan sebagai sebahagian daripada belanjawan selalu menjadi amalan yang baik untuk menghadapi senario buruk di masa depan.
# 2 - Risiko
Risiko boleh menjadi senario di mana kita tidak dapat memberikan kebarangkalian. Mereka tidak dapat diramalkan lebih awal dan, kadang-kadang, tidak berada dalam kawalan perniagaan seperti malapetaka, yang boleh menunda pelaksanaan projek atau prestasi vendor, yang akhirnya dapat merugikan perniagaan. Rancangan pengurusan risiko yang tepat dapat membantu perniagaan mengurangkan risiko sampai batas tertentu, tetapi risiko merupakan jenis utama yang dihadapi oleh setiap perniagaan atau projek.
# 3 - Skop Creek
Scope creek didefinisikan sebagai kesempatan ketika kegiatan tidak terhitung muncul dalam projek atau perniagaan, yang tidak termasuk dalam anggaran atau biaya sebenarnya. Ia boleh berlaku apabila pihak pengurusan terus menambahkan ciri-ciri ke dalam projek ketika dan ketika dikembangkan atau diperlukan atau dalam kes apabila pasukan projek menjadi terlalu kreatif dan memulakan penyertaan aktiviti yang tidak berdokumen. Pengurusan dan kawalan projek terutamanya dirancang sedemikian rupa untuk mengelakkan senario tersebut dengan penilaian semula anggaran secara berterusan.
# 4 - Peningkatan Kos
Peningkatan kos lebih berkaitan dengan faktor ekonomi seperti inflasi, yang mungkin termasuk kenaikan harga barang tertentu dalam jangka waktu yang tidak diperhitungkan dalam anggaran awal.
Bagaimana Mengelakkan Lebihan Kos?
- Teknik tradisional melibatkan penggunaan alat pengurusan projek seperti PRINCE, walaupun hasilnya tidak dijamin.
- Dalam senario masa kini, alat dan aplikasi yang lebih moden seperti Agile mengambil teknik tradisional untuk membantu perniagaan menangani lebihan kos.
- Perniagaan sebagai unit harus merancang secara proaktif dan merangkumi beberapa senario yang boleh menyebabkan berlakunya keterlaluan.
- Ramalan bulanan atau suku tahunan adalah suatu keharusan untuk mempertimbangkan perubahan yang sebenarnya berbanding dengan anggaran dan merancang dengan sewajarnya.
- Perniagaan harus memberi banyak perhatian selama tahap perancangan projek, kerana ini berfungsi sebagai asas.
- Keupayaan vendor untuk melakukan dan menyampaikan perlu diperiksa dengan teliti pada waktu pengambilan vendor.
- Perniagaan harus membuat latihan untuk menggunakan alat dan carta penjadualan moden untuk mengawal kos dengan lebih baik.
- Pengurus projek memerlukan pemantauan dan kawalan projek secara berterusan.
- Pemangku kepentingan projek atau perniagaan harus selalu diberitahu tentang perubahan senario, sehingga mereka berada di halaman yang sama, dan dengan cara ini, perniagaan dapat memanfaatkan pengetahuan mereka.
- Berjuang dengan ruang lingkup adalah suatu keharusan, dan perniagaan harus melihat mereka tetap berada dalam lingkup yang pada awalnya dirancang.
Punca
- Kos yang tidak dirancang: Senario yang tidak dijangka dapat menyebabkan beberapa aktiviti yang pada awalnya tidak dimasukkan ke dalam rancangan atau anggaran. Ia boleh disebabkan oleh sebab teknikal, politik, atau psikologi.
- Pecahan Komunikasi: Perselisihan faham antara dua jabatan atau orang yang terlibat boleh menyebabkan kos yang tidak perlu.
- Perubahan dalam Skop Projek: Acara, yang menuju ke ruang lingkup, adalah salah satu sebab utama. Scope creek didefinisikan sebagai kesempatan ketika kegiatan yang tidak dihitung muncul dalam projek atau perniagaan, yang tidak termasuk dalam anggaran atau biaya sebenarnya.
- Meremehkan Kompleksiti Projek: Fasa tertentu projek atau perniagaan sangat kompleks sehingga penganggaran yang tepat, kadang-kadang, adalah pekerjaan yang sukar. Ini kemungkinan besar melibatkan projek besar dan mahal.
- Pembiayaan yang Tidak Cukup: Pembiayaan berfungsi sebagai tulang belakang setiap perniagaan atau projek. Kekurangan modal akhirnya boleh menyebabkan kenaikan kos, di mana projek atau perniagaan mungkin menghadapi masalah dalam membiayai aktiviti bersama mereka.
- Kekurangan Pengalaman Kepimpinan: Pengurusan yang agak tidak berpengalaman atau pengurusan yang tidak cekap boleh menyebabkan perancangan projek yang tidak betul dan penganggaran projek yang tidak tepat. Oleh itu, dari masa ke masa, projek tersebut mungkin menjadi mangsa anggaran yang salah dan jatuh ke dalam kes perbelanjaan yang berlebihan.
- Ketiadaan Pelan Kontinjensi: Perniagaan juga menderita apabila tidak ada perancangan cadangan atau rancangan luar jangka untuk senario yang tidak dapat dielakkan. Pelan cadangan adalah suatu keharusan, terutama untuk projek berskala besar kerana beberapa penyimpangan dari kos anggaran biasa mungkin menelan belanja berjuta-juta.
- Kelewatan Projek: Kelewatan penyiapan projek dari penyiapannya yang dirancang biasanya akhirnya mengakibatkan kenaikan kos kerana aktiviti yang melampaui tarikh akhir penyiapan tidak diambilkira dalam anggaran.
Pencegahan Lebihan Kos
# 1 - Perancangan yang betul
Perancangan berfungsi sebagai asas bagi setiap projek atau perniagaan, dan cara terbaik untuk mengelakkan berlakunya kenaikan kos adalah dengan merancangnya sebelum projek itu dilaksanakan. Semakin tepat anggarannya, semakin besar kemungkinan projek itu sesuai dengan anggarannya.
# 2 - Pengetahuan mengenai Penjual
Penjual mesti dinilai dengan teliti sebelum mereka disewa. Pengetahuan penuh tentang kemampuan dan pengalaman mereka dalam pemfailan harus diperoleh oleh projek dan perniagaan untuk mengelakkan senario terburuk. Ketekunan wajar perlu dilakukan sebelum hubungan dengan vendor diperkukuhkan.
# 3 - Elakkan Scope Creek
Banyak aktiviti yang tidak semestinya tidak mendapat tempat dalam projek itu, dan perniagaan atau projek harus tetap berada dalam ruang lingkup asal projek dengan penyimpangan minimum terhadap rancangan.
# 4 - Penggunaan Alat Perancangan Projek
Untuk memantau dan mengendalikan projek, penggunaan alat moden seperti carta Gantt excel atau templat penjejakan projek harus dilaksanakan agar pengurus projek mengetahui setiap tahap projek dan kemungkinan biaya melebihi.
Kesimpulannya
Ini adalah senario yang tidak dapat dielakkan yang dihadapi oleh setiap perniagaan atau projek, tetapi bagaimana meminimumkannya atau mengurangkannya banyak bergantung pada pengurusan atau pengurus projek. Pendekatan proaktif dapat membantu perniagaan untuk mengurangkan kemungkinan kenaikan biaya dengan perancangan yang tepat dan analisis anggaran yang menyeluruh.
