Apa itu Rekod Gaji?
Rekod Gaji boleh didefinisikan sebagai senarai semua pekerja syarikat tersebut di mana setiap maklumat yang berkaitan dengan pembayaran yang dibuat kepada pekerja yang mereka berhak menerimanya seperti gaji, upah, bonus, cukai, dan lain-lain dicatat sehingga pada setiap selang waktu ada jalur yang tepat untuk setiap pembayaran yang telah dibayar kepada pekerja tersebut dari sudut pandang majikan dan jika terdapat perbezaan, maka perkara yang sama dapat ditunjukkan dengan mudah dari catatan.
Penjelasan
Payroll Records merupakan apa sahaja dan segala yang berkaitan dengan maklumat mengenai pekerja syarikat. Ia menggambarkan jumlah pekerja yang dibayar selama setiap jangka masa. Tempoh masa berbeza dari syarikat ke syarikat. Ia boleh menjadi tempoh harian, mingguan, dua mingguan, separa bulanan, bulanan, atau apa sahaja, yang sesuai dengan tempoh gaji syarikat.
Maklumat Apa yang Disertakan dalam Rekod Gaji?
- Maklumat utama adalah gaji kasar, yang merupakan jumlah utama yang ditunjukkan terlebih dahulu sebelum membuat potongan daripadanya. Gaji kasar dikira dengan mengalikan kadar gaji setiap jam dengan jumlah hari bekerja.
- Maklumat seterusnya adalah pemotongan, yang terdiri daripada dua jenis seperti pemotongan mandatori dan pemotongan sukarela. Terdapat beberapa cukai seperti cukai profesional, sumbangan dana simpanan dari bahagian pekerja, dll.
- Yang terakhir adalah gaji bersih, yang merupakan jumlah terakhir setelah membuat semua potongan dikreditkan ke akaun pekerja.
Bagaimana Mendapatkan Rekod Gaji Anda?
Seorang pekerja selalu dapat memperoleh rekod pembayaran gaji dengan meminta majikannya sama ada dengan menulis / secara lisan untuk memberikannya data gaji. Majikan mesti menjawab permintaan pegawai, dan dia harus memberinya perincian dalam had waktu yang ditentukan dari tarikh penerimaan permintaan tersebut. Walau bagaimanapun, majikan mesti menjawab permintaan rekod gaji pekerja dalam masa 21 hari.
Berapa lama untuk menyimpan rekod gaji yang disahkan?
Rekod gaji yang diperakui harus disimpan oleh majikan selama sekurang-kurangnya tiga tahun mengikut Akta Pekerja Adil (FLSA) dengan dokumentasi lain seperti rekod penjualan dan pembelian dll. Rekod pengiraan gaji harus disimpan selama dua tahun , iaitu kad masa, jadual kadar upah, kerja, jadual waktu, dan catatan penambahan dan pengurangan lain dari upah dan gaji.
Rekod-rekod ini harus dibuka untuk diperiksa oleh pengawal bahagian, yang mungkin meminta majikan membuat perubahan yang diperlukan. Rekod ini harus disimpan di Pejabat Rekod Pusat / di tempat kerja.
Kelebihan
- Sistem ini memberi kami pengiraan yang mudah, yang menjadikan keseluruhan mekanisme pembayaran sangat jelas.
- Ini memudahkan ketepatan sehingga jumlah yang betul dapat dibayarkan, dan tidak akan menimbulkan lagi perbezaan.
- Sistem pembayaran gaji berkomputer mengurangkan kemungkinan kesalahan dan membuat aliran data dan maklumat yang mudah yang dapat dipercaya dan digunakan kembali.
- Sistem ini mempunyai struktur yang sesuai untuk pemotongan dan pembayaran yang secara automatik ditetapkan dalam catatan untuk digunakan untuk mengira gaji / upah.
- Ini boleh dianggap sebagai pilihan sandaran yang selamat dan segala maklumat yang diminta secara retrospektif; catatan itu boleh berguna ketika itu.
- Penyimpanan rekod sistem gaji mengembalikan kepercayaan kepada pekerja bahawa borang yang teratur dan didokumentasikan dijaga untuk pendapatan mereka, dan apa sahaja pemotongan yang akan dibuat, untuk bukti yang tepat akan ditunjukkan. Di masa depan, jika seorang pekerja menuntut catatan gaji, syarikat akan berada dalam kedudukan untuk memberikan cadangan yang tersedia untuk mereka.
- Sistem ini adalah mekanisme yang sangat menjimatkan di mana setiap sen yang dibayar / dipotong kepada pekerja dapat dikesan. Sistem memberi kembali kepada organisasi dari segi menjaga data dengan betul dan mencegah organisasi dari sebarang kerumitan di masa hadapan.
- Oleh kerana sistem ini sangat menjimatkan dari sudut sebelumnya, ia menjimatkan banyak masa kerana tidak membenarkan percanggahan dan mencegah berlakunya pertindihan kerja. Untuk setiap jangka masa selang waktu yang tetap, data yang betul membolehkan organisasi untuk masa depan kerja tanpa ralat.
- Sekiranya terdapat pemeriksaan / pemeriksaan / pemeriksaan latar belakang, jika pihak berkuasa menuntut catatan personel, ini dapat menjadi bukti bukti. Ia bukan sahaja menjadi penyelamat untuk sistem yang dijaga dengan baik tetapi juga akan membuat perbezaan dalam muhibah syarikat.
- Ini boleh menjadi alat utama untuk ramalan syarikat. Sebahagian besar keuntungan syarikat masuk ke dalam pembayaran gaji dan upah kepada pekerjanya. Sekiranya anggaran yang diperkirakan dapat diramalkan untuk jangka waktu yang akan datang, ia dapat menjadi alat yang baik untuk meramalkan kos dan anggaran masa depan untuk syarikat.
- Organisasi dapat merancang kos mereka dan kemudian membuat cadangan / pelaburan dengan sewajarnya.
Kekurangan
- Data dan maklumat yang disimpan dalam rekod gaji boleh berisiko untuk keselamatan data, pencurian, atau kebocoran data. Maklumat sensitif dapat dibuka jika tidak dilindungi dengan baik.
- Kelemahan kedua ialah penipuan siber, yang hampir biasa berlaku pada masa ini. Persaingan antara syarikat boleh menjadi punca masalah ini.
- Akses / kawalan maklumat tidak dapat diberikan kepada semua orang. Hanya orang yang bertanggungjawab dalam rekod gaji yang boleh mengetahui maklumat tersebut. Orang itu harus cukup dipercayai sehingga tidak membocorkan data sensitif syarikat.
- Kelemahan yang terakhir tetapi yang tidak seberapa adalah kos yang dikenakan. Perisian, pengendali mahir, dan infrastruktur yang diperlukan untuk menyiapkan sistem catatan gaji sangat besar, dan itu boleh menjadi penghalang bagi beberapa organisasi untuk bertemu.
