Apakah Pengurusan dengan Pengecualian?
Pengecualian pengurusan adalah strategi pengurusan perniagaan yang menyatakan bahawa pengurus dan penyelia harus memeriksa, menyiasat dan mengembangkan penyelesaian hanya untuk masalah-masalah di mana terdapat penyimpangan dari piawaian, norma, amalan perniagaan atau tujuan kewangan lain seperti penyimpangan keuntungan, masalah kualiti, masalah infrastruktur, dan lain-lain, bukannya meneliti dan menangani setiap aktiviti perniagaan rutin.
Penjelasan
Pengelolaan dengan pengecualian adalah sistem pengintaian dan pelaporan situasi kepada pihak pengurusan hanya dalam hal di mana terdapat keperluan sebenarnya dari staf peringkat pengurus. Tujuan asasnya adalah menggunakan waktu pengurusan dengan cara yang paling efisien dan terbaik dengan melibatkannya hanya apabila terdapat penyimpangan penting dari hasil perniagaan yang rutin atau normal.
Hasilnya, mereka akan mempunyai lebih banyak masa untuk meneliti perkara penting yang melibatkan perbezaan besar dan dapat memberikan yang terbaik dalam menyelesaikan masalah sementara perkara kecil yang lain dapat ditangani oleh staf peringkat bawah secara langsung. Ia membantu pihak pengurusan untuk mengesan dan menyelesaikan rintangan yang memerlukan pengambilan keputusan dan mengambil tindakan yang paling sesuai. Dalam sistem ini, pengurusan diberikan laporan komprehensif komprehensif dan tidak berubah yang merangkumi semua aspek utama dalam isu ini.
Bagaimanakah ia berfungsi?
Pengurusan dengan pengecualian berfungsi dalam fasa berikut-
# 1 - Fasa Pengukuran
Di bawah langkah pertama manajemen ini dengan pengecualian, data mengenai operasi bisnis dikumpulkan dan dinilai, termasuk mengukur kinerja semua input yang tersedia mulai dari upaya yang digunakan untuk mencapai tujuan untuk perniagaan, pengoptimumannya, aliran tunai, bagaimana sumber daya keuangan digunakan untuk menyediakan perkhidmatan atau pembuatan barang untuk keuntungan, penggunaan dan pembaziran bahan mentah dan ekonominya melalui pembelian, pemprosesan dan penyimpanan sehingga penghantaran barang jadi.
Ini semua maklumat melibatkan hampir semua faktor yang digunakan untuk pengukuran yang dapat diukur, seperti menerapkan piawaian waktu, data stok, data neraca, hasil pemeriksaan barang jadi, stok yang tersedia untuk penjualan, data penggunaan mesin, aset semasa, dll.
# 2 - Fasa Unjuran
Fasa ini mengkaji ukuran yang digunakan yang berguna untuk mencapai objektif perniagaan. Berdasarkan data sejarah, unjuran disusun dengan mengaplikasikan pengetahuan statistik seperti kepentingan, kebarangkalian, keyakinan, sisihan piawai, ukuran sampel, korelasi. Selepas ini, rancangan dikembangkan mengikut ramalan. Dalam senario semasa, strategi ramalan lengkap diperiksa secara menyeluruh dari semua kemungkinan hasil seperti prosedur dan kebijakan yang ada, kemampuan dan kecukupan peralatan dan staf, struktur organisasi, dll. Sekiranya diperlukan, rancangan dapat diubah.
# 3 - Fasa Pemilihan
Dalam fasa ini, setelah meneliti semua rancangan secara menyeluruh, yang terbaik dipilih dan dilaksanakan. Oleh itu, sistem ini digunakan, yang difikirkan oleh pihak pengurusan terbaik untuk mencapai objektif perniagaan.
# 4 - Fasa Pemerhatian
Di bawah fasa ini, proses dan kemajuan strategi dan strategi yang dipilih dipantau secara berkala. Sistem mesti mempunyai kualiti seperti mestilah automatik, boleh dipercayai, dan mesti mencukupi. Kecukupan di sini bermaksud data mesti tepat dan tidak terlalu besar atau terlalu kecil, ia mesti sampai pada tanda yang membawa semua maklumat yang diperlukan.
# 5 - Fasa Perbandingan
Di bawah fasa ini, kemajuan kerja dinilai dan dibandingkan dengan peta jalan yang telah dirancang untuk mengenal pasti penyimpangan, jika ada. Bergantung pada sifat penyimpangan, ia dikategorikan sebagai penyimpangan utama, penyimpangan kecil, atau kelas sisihan lain.
# 6 - Fasa Tindakan
Berdasarkan penyimpangan yang dikenal pasti di bawah fasa perbandingan, titik tindakan selanjutnya dikembangkan. Strategi dilaksanakan dengan tujuan untuk membawa kapasitas dan prestasi ke tingkat yang diinginkan atau untuk membuat perubahan dalam ramalan sehingga dapat memastikan prestasi yang optimal.
Pengurusan mengikut Contoh Pengecualian
Contoh Kewangan: Ketua pengawal kewangan (CFC) Henry Inc. banyak terlibat dengan pelbagai kerja, mesyuarat, dan penglibatan lain. Untuk mengurangkan beban kerjanya, pengurusan sekali setelah analisis menyeluruh dikembangkan berdasarkan had yang ditentukan di mana perkara tersebut perlu dilaporkan kepada CFC dan memerlukan persetujuan sebelumnya:
Jualan dan perbelanjaan ABP adalah $ 8,00,000 dan $ 6,00,000 sedangkan penjualan dan perbelanjaan sebenar adalah $ 6,00,000 dan 3,00,000. Tentukan sama ada perkara tersebut perlu dilaporkan kepada CFC?
Penyelesaian:
- Hasil: Pendapatan sebenar adalah $ 6,00,000 yang melebihi 50% daripada ABP ($ 8,00,000 x 50% iaitu $ 4,00,000) Juga lebih daripada $ 5,00,000. Oleh itu, bahan ini tidak akan dilaporkan kepada CFC kerana syarat tidak dipenuhi.
- Perbelanjaan: Perbelanjaan sebenar adalah $ 3,00,000, yang melebihi 40% dari ABP ($ 6,00,000 x 40%, iaitu, 2,40,000) dan juga telah melebihi had $ 2,50,000, di sini masalah menjadi penting dan perlu dilaporkan kepada CFC untuk analisis lebih lanjut dan membuat keputusan untuk pembetulan dan sepadan dengan standard yang ditetapkan.
Pengurusan oleh Pengecualian vs Pengurusan Pasif oleh Pengecualian
Pengelolaan aktif secara terkecuali adalah di mana pengurusan aktif terlebih dahulu untuk menangani situasi, membantu dalam masalah, dan mempunyai penyertaan masa nyata dalam semua aktiviti dan mengawasi apa yang dilakukan oleh pekerjanya untuk mengatasi kesalahan sebelum berlaku.
Yang kedua adalah pengurusan pasif dengan pengecualian, di mana pengurusan hanya mengganggu apabila tujuan yang diinginkan tidak tercapai dan perubahan dalam perancangan perlu dilakukan, dan tindakan pembetulan diperlukan. Kaedah ini biasanya hanya berlaku sekiranya berlaku kejadian luar biasa. Setiap kaedah mempunyai kepentingan tersendiri dan seseorang boleh memilih salah satu daripadanya berdasarkan keperluan perniagaan.
Pendekatan pasif berguna untuk perniagaan yang mempunyai persekitaran yang santai dan kakitangan yang memahami peranan dan tanggungjawab mereka. Ini dapat membantu mendorong semangat pekerja dan berdikari. Walaupun pendekatan aktif dapat digunakan oleh orang yang kurang perhatian, baru akan datang dengan kakitangan yang lebih rendah, organisasi yang lebih ketat kerana mereka memerlukan panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Kelebihan
- Ia membantu penggunaan masa dengan sebaik mungkin kerana pengurus diminta menyelesaikan masalah hanya pada tahap penting.
- Oleh kerana pengurus bebas dari pekerjaan rutin, mereka dapat menggunakan sepenuh tenaga mereka dengan usaha yang tertumpu pada masalah kritikal.
- Kerana beban kerja yang terhad, pengurus dapat menjalani analisis terperinci mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
- Aktiviti pengurusan dan kawalan ditingkatkan oleh pengurusan.
- Ini membantu dalam mengakses trend masa lalu dan kerja lama dengan mudah.
- Ini meramalkan peluang dan masalah pengurusan yang mungkin timbul di masa depan.
- Kedua-dua usaha kualitatif dan kuantitatif terlibat dalam proses ini.
- Ini menurunkan jumlah hasil kewangan dan operasi untuk dilihat oleh pihak pengurusan.
- Ini membantu kakitangan yang lebih rendah dan bawahan untuk melaksanakan idea mereka sendiri untuk mencapai sasaran yang diinginkan.
Kekurangan
- Ia berdasarkan hasil masa lalu dengan perbandingan data semasa. Oleh itu, jika data masa lalu tidak tepat mungkin ada masalah dalam membuat keputusan semasa.
- Ia memerlukan sistem kajian, pemerhatian, dan pelaporan terperinci, oleh itu ia memerlukan penganalisis kewangan yang membuat ringkasan dan laporan dan menyampaikannya kepada pihak pengurusan dan dengan itu memerlukan tenaga kerja tambahan.
- Sistem tidak akan memberi amaran sehingga masalah berlaku, ia bertindak sebagai pembetulan dan bukannya pencegahan.
- Ia tidak dapat mengukur tingkah laku manusia. Oleh itu, kadangkala sukar dilaksanakan.
Kesimpulannya
Pengelolaan dengan pengecualian adalah strategi pengurusan yang memerlukan pengurusan untuk memastikan penglibatannya hanya jika terdapat penyimpangan yang tercatat dari standar, norma, dan tanda aras yang ditetapkan. Ini juga secara tidak langsung membantu meningkatkan semangat pekerja kerana mereka menjadi sebahagian daripada pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah yang sebaliknya akan ditangani oleh kakitangan peringkat pengurus yang secara tidak langsung memberikan rasa kewibawaan dan tanggungjawab pada pekerja.
