Pengesahan Data dalam Excel - Bagaimana menggunakan Excel Validation Data?

Pengesahan Data dalam Excel

Pengesahan Data dalam excel digunakan untuk membatasi pengguna untuk memberikan input ke sel tertentu atau rentang input, untuk data dengan sebilangan besar pengguna ada banyak format untuk data yang sama sehingga kami menggunakan validasi data di mana kami memberikan pra- input yang ditentukan untuk pengguna memilih antara untuk mengelakkan pelbagai format data yang sama, pengesahan data tersedia di alat data tab data.

Pengesahan data membolehkan anda - membuat daftar entri yang dibenarkan / tidak dibenarkan dimasukkan ke dalam sel lembar kerja, membuat mesej ralat / amaran untuk menjelaskan lebih banyak mengenai nilai yang dibenarkan dalam sel lembaran kerja, membuat pesan yang akan ditunjukkan apabila data yang tidak sah dimasukkan dalam sel.

Tujuan Pengesahan Data

  1. Tujuan pengesahan data adalah untuk menyekat pengguna memasukkan nilai data yang tidak sah di lembaran kerja.
  2. Ia juga berguna untuk mengumpulkan, menyusun, dan mempelajari data dengan cepat yang mengatakan bahawa nilainya mempunyai kriteria yang ditentukan dan dapat dilihat melalui tetingkap Pengesahan Data.
  3. Ini bertindak sebagai pedoman kepada pengguna saat memasukkan data sebagai pesan khusus yang menyebutkan format data yang sah ditampilkan ketika sel lembaran kerja dipilih.

Bagaimana Menggunakan Pengesahan Data di Excel?

Langkah 1: Langkah pertama untuk membuat pengesahan data adalah memilih sel atau lajur yang mengandungi data.

Langkah 2: Pergi ke tab Data dan klik pada Pengesahan Data.

Langkah 3: Pilih pilihan 1 iaitu, Pengesahan Data dari senarai pilihan.

Langkah 4: Setelah anda mengklik Pengesahan Data, tetingkap baru akan muncul, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin berikut.

Langkah 5: 1 st tab adalah Tetapan. Ini berisi kriteria pengesahan dan format data, yang diizinkan.

Langkah 6: Seseorang boleh memilih untuk mengabaikan nilai kosong dengan mengklik kotak pilihan 'Abaikan kosong'.

Langkah 7: 2 nd tab adalah Mesej Input di mana seseorang boleh memasukkan mesej yang akan dipaparkan apabila sel dipilih.

Langkah 8: 3 rd tab adalah Error Alert. Ini digunakan untuk mengkonfigurasi pesan kesalahan yang akan ditampilkan setiap kali entri data yang tidak valid dibuat di sel atau lajur yang dikonfigurasi. Jenis-jenis kesalahan dan dengan itu tanda yang ditunjukkan untuk kesalahan tersebut boleh menjadi Berhenti, Amaran, atau Maklumat.

Format Data yang berbeza dari Data yang Dibolehkan

  1. Nombor keseluruhan - menyatakan bahawa format yang dibenarkan adalah nombor bulat.
  2. Perpuluhan - menyatakan bahawa format yang dibenarkan adalah nombor perpuluhan.
  3. List - menyatakan bahawa format yang dibenarkan adalah senarai drop-down.
  4. Tarikh - menyatakan bahawa format yang dibenarkan adalah tarikh.
  5. Waktu - menyatakan bahawa format yang dibenarkan adalah nilai masa.
  6. Panjang Teks - menyatakan panjang teks yang dibenarkan dimasukkan dalam sel.
  7. Custom - menunjukkan sebarang formula tersuai.

Kriteria yang berbeza untuk Pengesahan Data

  1. antara - menyatakan bahawa nilainya harus antara nombor minimum dan maksimum yang ditentukan.
  2. bukan antara - menyatakan bahawa nilainya tidak boleh antara nombor minimum dan maksimum yang ditentukan.
  3. sama dengan - menyatakan bahawa nilainya harus sama dengan nombor yang diberikan.
  4. tidak sama dengan - menyatakan bahawa nilainya tidak boleh sama dengan nombor yang diberikan.
  5. lebih besar daripada - menyatakan bahawa nilainya harus lebih besar daripada nombor yang diberikan.
  6. kurang daripada - menyatakan bahawa nilainya harus lebih rendah daripada nombor yang diberikan.
  7. lebih besar daripada atau sama dengan - menyatakan bahawa nilainya harus lebih besar daripada atau sama dengan di excel nombor yang diberikan.
  8. kurang daripada atau sama dengan - menyatakan bahawa nilainya harus kurang daripada atau sama dengan nombor yang diberikan.

Gaya Makluman yang berbeza dalam Pengesahan Data Excel

  1. Berhenti - Ini menghentikan pengguna memasukkan data yang tidak sah dalam sel lembaran kerja. Tetingkap amaran Berhenti memberikan dua pilihan kepada pengguna - Cuba semula dan Batal.
  1. Amaran - Ia memberi amaran kepada pengguna bahawa data yang tidak sah dimasukkan. Walau bagaimanapun, amaran tidak menghalang pengguna memasukkan data yang tidak sah. Ia memberikan tiga pilihan kepada pengguna - Ya, Tidak, dan Batal.
  1. Maklumat - Ini memberitahu pengguna bahawa data yang dimasukkan tidak sah. Seperti Amaran, ia tidak menghalang pengguna memasukkan data yang tidak sah. Ia memaparkan dua pilihan kepada pengguna - OK dan Batal.

Contoh Pengesahan Data Excel (Pengesahan Nombor)

Seperti yang ditunjukkan dalam gambar. 1, -2.5 ditandai merah, menunjukkan data tidak sah. Petua alat dengan mesej - 'Masukkan nombor lebih besar daripada sifar' ditunjukkan. Peraturan ditetapkan untuk lajur B seperti berikut.

Seperti yang ditunjukkan dalam gambar. 2, kriteria pengesahan yang dimasukkan adalah, angka "perpuluhan" harus lebih besar daripada atau sama dengan sifar. Maknanya, nilai negatif dihalang.

Perkara yang Perlu Diingat

  1. Ia tidak dibuktikan sepenuhnya dan mudah dilanggar.
  2. Jika data dari sel tanpa validasi disalin ke dalam sel dengan validasi di tempat, maka data yang dimasukkan tidak disahkan, dan pengesahan data mengesahkan pengesahan data sehingga tidak ada validasi pada data yang disalin.

Artikel menarik...